Was kostet eine 100-seitige Ausschreibung Ihr Team tatsächlich?

Aus diesem Grund kostet das „Bid Bogging“ Ihr Ausschreibungsteam so viel Zeit, ohne dass Ihr Angebot dadurch überzeugender wird.

Eine Ausschreibung landet auf Ihrem Schreibtisch, und Sie beobachten, wie die Seitenzahl langsam die Hundert überschreitet. Und das, bevor Sie überhaupt die Anhänge gezählt haben. Irgendwo in all diesen Absätzen verbergen sich die Anforderungen, die darüber entscheiden, ob Ihr Angebot gültig ist, sowie die Fristen, die Sie auf keinen Fall verpassen dürfen. Also fangen Sie an zu lesen, Textstellen zu markieren und in den Dokumenten hin und her zu blättern. Das ist wohl kaum der lohnendste Teil des Ausschreibungsprozesses.

Doch genau hier verschwindet still und leise überraschend viel Zeit – und Geld. Und nur allzu oft sind es gerade Ihre erfahrensten Mitarbeiter, die am Ende Stunden damit verbringen, ohne es wirklich zu merken. Eine Verschwendung von wertvollem Fachwissen, wenn Sie uns fragen. Deshalb schauen wir uns in diesem Artikel an, woher diese versteckten Kosten stammen und wie man verhindern kann, dass sie bei jeder neuen Ausschreibung wieder auftauchen. Genau das meinen wir mit „Bid Bogging“.

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Die Stunden, die still und leise vergehen
Selten reicht es aus, wenn nur eine Person eine Ausschreibung prüft. Die Rechtsabteilung bewertet die Vertragsbedingungen, die Finanzabteilung prüft die wirtschaftliche Machbarkeit und Fachexperten überprüfen, ob das, was verlangt wird, tatsächlich umsetzbar ist. Bei einer 100-seitigen Ausschreibung kann Ihr Team viel Zeit damit verbringen, alles durchzuarbeiten. Und wenn das erledigt ist, vergehen weitere Stunden damit, all diese einzelnen Analysen zu einem zuverlässigen Gesamtüberblick zusammenzufassen.

Wir möchten Ihnen das nur ungern mitteilen, aber jemand muss es tun. Wenn Ihnen während Ihres Ausschreibungsprozesses regelmäßig die folgenden Fragen gestellt werden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie unter „Bid Bogging“ leiden. Damit meinen wir, dass Ihr Team zwar beschäftigt und produktiv wirkt, während wertvolle Zeit für die Ausschreibung still und leise durch Recherchen, Doppelarbeit und endlose Abstimmungen verloren geht. All das erscheint notwendig, trägt jedoch kaum dazu bei, Ihr Angebot gegenüber der Konkurrenz zu stärken.

Kommt Ihnen eine oder mehrere dieser Situationen bekannt vor? Dann leiden Sie möglicherweise unter „Bid Bogging“.

• „In welchem Anhang stand diese wichtige Anforderung noch mal?“
• „Müssen wir die Ergebnisse unserer Analysen noch miteinander vergleichen?“
• „Hast du dich schon mit diesem Teil beschäftigt, oder soll ich mich damit befassen?“

Die Kosten bestehen nicht nur aus den Arbeitsstunden
Es ist sinnvoll, die Kosten für eine Ausschreibung in Stunden zu berechnen. Drei Spezialisten verbringen jeweils zwei Stunden mit der Analyse, der Ausschreibungsmanager fasst alles zusammen, und anschließend folgt eine weitere Überprüfungsrunde. Rechnet man die Stundensätze zusammen, erhält man ein recht klares Bild.

Bei dieser Überlegung wird jedoch der vielleicht wichtigste Aspekt außer Acht gelassen. Was hätte ein erfahrener Ausschreibungsmanager in denselben zwei Stunden sonst noch tun können? Eine prägnantere Antwort verfassen, das Angebot verfeinern oder gemeinsam mit einem Fachexperten genau den Differenzierungsfaktor herausarbeiten, der Ihr „ Angebote “ unvergesslich macht.

Und genau das ist das Frustrierende daran: Ihr erfahrenster Ausschreibungsexperte verbringt wertvolle Zeit mit einfachen Rechercheaufgaben, obwohl sein Fachwissen den Unterschied zwischen einem vorschriftsmäßigen Angebot und einem wirklich überzeugenden Angebote ausmachen könnte. Dieser Hauch von Magie entsteht nicht plötzlich in der letzten Stunde vor Ablauf der Frist. Sie müssen während des gesamten Prozesses Raum dafür schaffen.

Ein kurzer Realitätscheck: Nehmen Sie Ihre letzte Ausschreibung zur Hand und vergessen Sie für einen Moment die Gesamtzahl der Stunden, die dafür benötigt wurden. Betrachten Sie stattdessen nur die Zeit, die Ihr Team damit verbracht hat, Informationen zu suchen, zu prüfen, zusammenzufassen und alles noch einmal zu recherchieren. Diese Zahl sagt oft viel mehr aus als die gesamte Vorlaufzeit. ‍

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Gestalten Sie Ihren Ausschreibungsprozess intelligenter, um Ihre Zeit besser zu nutzen
Ihre nächste Ausschreibung wird wahrscheinlich nicht wesentlich kürzer ausfallen. Aber wie viel Zeit verliert Ihr Team durch das Suchen, Vergleichen und Überprüfen? Dagegen können Sie etwas unternehmen.

Stellen Sie sicher, dass Analysen nicht isoliert erstellt werden, dass Schlussfolgerungen stets auf die richtige Quelle zurückgeführt werden können und dass bereits vorhandenes Wissen allen, die es benötigen, sofort zur Verfügung steht. So wird verhindert, dass Kollegen dieselbe Arbeit doppelt erledigen, und Ihr Ausschreibungsmanager muss weniger Zeit damit verbringen, Informationen zusammenzutragen.

Mit den richtigen Tools müssen Sie diesen Überblick nicht mehr manuell erstellen. Analysen, Quellen und Vorwissen werden zusammengeführt und stehen dem gesamten Team zur Verfügung.

Hier kommt „ Brainial “ ins Spiel. „Tender Analyzer“ extrahiert automatisch Anforderungen, Risiken und Fristen aus den Ausschreibungsunterlagen, einschließlich der entsprechenden Quellenangaben. Mit „ Tender Assist “ können Sie direkt Fragen zur Ausschreibung stellen und Erkenntnisse aus früheren Angeboten wiederverwenden. So lassen sich doppelte Recherchen und unnötige Abstimmungen vermeiden, sodass mehr Zeit für fundiertere Entscheidungen und überzeugendere Antworten bleibt.

Möchten Sie wissen, wie „ Brainial “ funktioniert? Wir zeigen es Ihnen gerne in einer Demo.