Eine Angebote einem halben Tag? Die Lelie Zorggroep schafft das mit Brainial.
Eine Angebote einem halben Tag? Die Lelie Zorggroep schafft das mit Brainial.
Als Regionalberater bei der Lelie Zorggroep, einer Gesundheitsorganisation, die in den gesamten Niederlanden häusliche Pflege, Pflegeheimbetreuung und community support anbietet, gehört die Teilnahme an Ausschreibungen zum Arbeitsalltag. Jeder neue Gesundheitsvertrag mit einer Gemeinde oder einer Gesundheitsbehörde erfordert ein umfassendes Angebote. Das bedeutet viel Arbeit, viel Dokumentationsaufwand und sehr wenig Spielraum für Fehler.
Martine Dekker, Regionalberaterin bei der Lelie Zorggroep, kannte diesen Druck nur zu gut. Das änderte sich, als sie begann, Angebote Brainial zu nutzen. „Früher habe ich einen ganzen Tag nur für einen einzigen Abschnitt einer Ausschreibung gebraucht – für Recherchen, Interviews mit Kollegen, das Überarbeiten von Inhalten und die Bearbeitung von Rückmeldungen –, heute schaffe ich dieselbe Arbeit innerhalb eines halben Tages.“
In diesem Artikel berichtet Martine, wie sie heute an Ausschreibungen herangeht.
Zu viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Anforderungen verbringen
Die größte Herausforderung bei der Teilnahme an Ausschreibungen ist nicht nur das Verfassen des Angebots selbst. Es ist alles, was davor kommt: genau herauszufinden, was der öffentliche Auftraggeber verlangt, alle Anforderungen zu ermitteln und sicherzustellen, dass man nichts Wichtiges übersieht. Ausschreibungsunterlagen sind oft umfangreich und komplex, sodass man leicht entscheidende Details übersehen kann.
Martine: „Man möchte sichergehen, dass man keine Anforderungen übersieht. Diese Recherche hat mich immer viel Zeit gekostet. Als ich von Brainial Angebote hörte, habe ich beschlossen, es sofort auszuprobieren. Das Tool analysiert Ausschreibungsunterlagen automatisch, extrahiert alle relevanten Anforderungen und erstellt auf der Grundlage früherer Angebote und vorhandener Wissensdokumente einen ersten Entwurf. Das bedeutet, dass ich mich nicht mehr selbst durch Berge von Dokumenten wühlen muss, was mir enorm viel Zeit spart.“
Wie Martine an eine neue Ausschreibung herangeht
Wiefunktioniert der Angebote eigentlich? Martine erklärt: „Sobald ich die Ausschreibungsunterlagen hochlade, extrahiert Brainial alle relevanten Anforderungen und ruft Antworten aus früheren Angeboten ab. Innerhalb kurzer Zeit ist der erste Entwurf fertig. Jede Quelle ist sichtbar, sodass ich sofort erkennen kann, woher die jeweilige Antwort stammt und ob sie noch zutreffend ist. Das gibt mir viel Sicherheit.“
Auf dieser Grundlage arbeitet sie den Entwurf weiter aus, fügt ihre persönliche Note hinzu und finalisiert die Angebote Einklang mit dem Stil und der Strategie der Lelie Zorggroep. „Die Hauptarbeit ist bereits erledigt. Ich muss nur noch den Inhalt verfeinern und die Angebote fertigstellen. Das spart mir Zeit und verschafft mir während des gesamten Prozesses einen viel besseren Überblick.“
Der Unterschied? Aus Tagen sind Stunden geworden.
Heute sieht Martines Arbeitsalltag ganz anders aus . „Früher habe ich Angebote mit der Bearbeitung Angebote begonnen und war bis zum Ende des Tages noch damit beschäftigt“, sagt Martine. „Ich habe Stunden damit verbracht, Dokumente zu prüfen, Anforderungen zusammenzustellen und alles von Hand zu schreiben. So haben wir damals einfach gearbeitet.“
Schneller von der Anfrage zum Angebote?
Für Martine ist klar, was Brainial : weniger Zeitaufwand für die Recherche, mehr Transparenz und mehr Zeit, sich auf den Inhalt zu konzentrieren. Brainial eine KI-gestützte Plattform, die speziell für das Ausschreibungsmanagement entwickelt wurde und Teams während des gesamten Lebenszyklus einer Ausschreibung unterstützt. Angebote ist eine feature der Plattform, die die zeitaufwändige Recherche- und Entwurfsarbeit bei der Beantwortung von Ausschreibungen automatisiert, sodass sich Teams auf den Inhalt, die Qualität und die Strategie der Angebote konzentrieren können, Angebote nach Anforderungen zu suchen.
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