Wie frühere Gebote zu zukünftigen erfolgreichen Geboten führen können | Brainial

Wie frühere Angebote zu zukünftigen erfolgreichen Angeboten führen – und wie man wie ein Profi an Ausschreibungen teilnimmt

Die meisten Ausschreibungsteams betrachten die Einreichung eines Angebots als Abschluss der Arbeit an diesem konkreten Angebot. Man reicht es ein, wartet auf das Ergebnis und wendet sich der nächsten Ausschreibung zu. Doch die effizientesten und cleversten Ausschreibungsteams hören hier nicht auf. Sie fragen sich: Was haben wir aus dieser Ausschreibung gelernt, und wie lässt sich das in die Herangehensweise unseres Teams bei der nächsten Ausschreibung einfließen? Und diese Teams? Sie lassen ihre Konkurrenten bei jeder neuen Ausschreibung meilenweit hinter sich. Entdecken Sie, wie sie das schaffen, und lernen Sie alle Tricks kennen – in diesem Artikel.

Ein Gebot bringt mehr als ein Angebote

Eine Ausschreibung bringt weit mehr als nur das Dokument, das Sie einreichen. Im Laufe des Prozesses lernt Ihr Team, welche Argumente Gewicht hatten, welche Belege überzeugend waren und welche Beiträge bei welcher Organisation gut ankommen. Sie werden außerdem erkennen, welche Risiken frühzeitig zutage traten, welche Entscheidungen das Team getroffen hat und wo der Kunde Widerstand leistete.

Die „ Angebote “ ist also nur ein Ergebnis unter vielen. Der größere Wert liegt in all dem, was der Prozess offenbart: in der Argumentation hinter jeder Antwort und in den Textstellen, die hoch oder niedrig bewertet wurden (und warum). Der Großteil dieses Wissens bleibt auf den einzelnen Angebotsordner beschränkt, und genau dort beginnt der Verlust. Es wäre schade, diese Erkenntnisse zu ignorieren und Ihre nächsten Angebote wieder bei Null anzufangen.

Speichern ist nicht dasselbe wie Lernen

Viele Unternehmen bewahren ihre Ausschreibungsunterlagen sorgfältig auf. Doch ein Ordner voller alter Dokumente auf Ihrem gemeinsamen Laufwerk ist nicht dasselbe wie eine Wissensdatenbank, die Sie zur Verbesserung Ihrer zukünftigen Angebote nutzen können. Es ist hilfreich, drei Lernebenen aus Ihrer bisherigen Arbeit zu unterscheiden:

• Archivieren bedeutet, dass man ein Angebot wiederfindet, um es als Wissensquelle zu nutzen – fast jeder hat das mit SharePoint / Shared Drive geregelt.

• Wiederverwendung bedeutet, eine frühere Antwort erneut zu nutzen – doch „Kopieren und Einfügen“ ist nur dann sinnvoll, wenn die Antwort noch zur Frage, zum Kontext und zum Kunden passt.

• Das Lernen ist die Ebene, die die meisten Teams übersehen – es geht über die bloße Wiederverwendung alter Informationen hinaus; es geht darum, zu erkennen, was gut gelaufen ist und was besser gemacht werden könnte.

Erst auf dieser dritten Ebene tragen bisherige Leistungen dazu bei, das nächste Gebot stärker zu machen, anstatt es lediglich zur Verfügung zu stellen. Wenn man sich auf dieser Ebene befindet, gibt man Gebote ab, als wüsste man genau, was man tut.

Erfolgreiche Inhalte brauchen einen Kontext

Eine Nuance verdient hier besondere Beachtung: Eine Antwort, mit der eine Ausschreibung gewonnen wurde, ist nicht automatisch eine überzeugende Standardantwort, die immer wieder verwendet werden sollte. Ihr Erfolg hing von der jeweiligen Fragestellung, den Bewertungskriterien und dem Markt ab, für den sie verfasst wurde.

Ohne diesen Kontext wird eine erfolgreiche Passage zum Risiko. Teams übernehmen sie in ein neues Angebot mit einer anderen Fragestellung und einem anderen Kunden und gehen davon aus, dass sich das Ergebnis wiederholt. Bevor Sie eine Antwort wiederverwenden, sollten Sie wissen, welche Punktzahl sie erhalten hat, welches Feedback dazu vorliegt und warum sie funktioniert hat.

Die Schleife, die jedes Gebot intelligenter macht

Um die dritte Stufe zu erreichen, ist einiges an Aufwand erforderlich. Nicht nur bei den individuellen Aufgaben, sondern auch bei der Umstellung der Arbeitsweise im Team. Die meisten Teams stellen sich ihren Ausschreibungsprozess als geraden Weg vor, statt als kontinuierlichen Kreislauf. Entscheidungen führen zu einem „ Angebote “, der „ Angebote “ wird bewertet, das Feedback schafft neues Wissen, und dieses Wissen fließt in die nächste Ausschreibung ein. Auf diese Weise wird jede Ausschreibung zu Trainingsdaten für Ihr Team – und genau diese Stufe möchten Sie erreichen.

Auf diese Weise sind Niederlagen genauso wichtig wie Siege. Ein Sieg zeigt zwar, dass sich Ihr Ansatz bewährt hat, gibt jedoch selten Aufschluss darüber, was den Ausschlag gegeben hat. Eine verlorene Ausschreibung liefert oft genauere Erkenntnisse: Sie zeigt, wo ein Mitbewerber stärker war, welche Argumente nicht ausreichten, wo Belege fehlten und auf welche Kriterien man stärker hätte eingehen müssen.

Der eigentliche Vorteil

Wie Sie wahrscheinlich schon erraten haben, erstellen die besten Ausschreibungsteams nicht jedes Mal von Grund auf ein besseres „ Angebote “. Sie bauen ein System auf, in dem jede eingereichte Offerte die nächste verbessert und in dem sowohl Erfolge als auch Misserfolge Erkenntnisse liefern, die das Team wiederverwenden kann. Dieser Wandel – weg vom reinen Erstellen von Angeboten hin zum Lernen aus diesen – unterscheidet ein vielbeschäftigtes Ausschreibungsteam von einem, das sich kontinuierlich verbessert.

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