Wie Oosterhof Holman Erkenntnisse aus 500 Ausschreibungen wiederverwendet mit Brainial
Als Bauunternehmen im Bereich Tiefbau und Infrastruktur ist Koninklijke Oosterhof Holman in einer Vielzahl von Fachgebieten tätig. Die Projekte reichen von Brücken und Straßen bis hin zu Rohrleitungen und Verkehrsmanagement. Diese breite Palette an Fachgebieten erfordert auch vielfältige Kenntnisse. Aus diesem Grund wird für jedes Angebot ein neues Angebotsteam zusammengestellt. Es ist dann die Aufgabe des Angebotserstellers Arjan Zijlstra, all diese Beiträge zusammenzuführen und daraus ein überzeugendes Angebot zu erstellen: Angebote.
In diesem „ case study “ erläutert Arjan, mit welchen Herausforderungen er im Ausschreibungsprozess konfrontiert war, warum sich Oosterhof Holman für „ Brainial “ entschieden hat und wie er nun das Wissen aus rund 500 früheren Ausschreibungen nutzt, um viel schneller einen soliden ersten Entwurf zu erstellen.
Jede Ausschreibung erfordert einen anderen Ansatz
Da Oosterhof Holman in so vielen verschiedenen Fachbereichen tätig ist, kann es vorkommen, dass sich die eine Ausschreibung auf eine Brücke bezieht, während die nächste Landschaftsbauarbeiten zum Gegenstand hat. Jede Ausschreibung erfordert daher eine andere Kombination aus technischen Spezialisten, Kostenexperten und Projektteammitgliedern. Arjan schließt sich dem für die jeweilige Ausschreibung erforderlichen Team an und fasst alle Beiträge zu einer schlüssigen Gesamtdarstellung zusammen. „Das technische Wissen liegt bei den Spezialisten. Ich sammle ihre Beiträge und setze sie dann in ein möglichst überzeugendes Konzept „ Angebote “ und einen Vorgehens um.“
Vor der Einführung von „ Brainial “ lief der Prozess im Großen und Ganzen genauso ab, nur wesentlich weniger effizient. „Die Vorbereitung auf eine Ausschreibung dauerte länger“, erklärt Arjan. Informationen mussten manuell zusammengetragen werden, und ein Großteil des Fachwissens befand sich schlichtweg in den Köpfen der Kollegen. Manchmal war bereits viel Zeit in eine Ausschreibung investiert worden, bevor klar wurde, dass das Projekt eigentlich gar nicht gut zu Oosterhof Holman passte.
Ein Tool, das Ihr gesamtes Wissen zu Ausschreibungen bündelt
Mit dem Aufkommen der KI begann Oosterhof Holman aktiv nach Möglichkeiten zu suchen, diese Technologie effektiv in seiner Arbeit einzusetzen. „Der Ausschreibungsprozess bot sich schnell als naheliegender Bereich an“, sagt Arjan. Zunächst mag ein Tool wie ChatGPT als logische Wahl erscheinen. Doch Oosterhof Holman stieß bald an dessen Grenzen. „Alte Ausschreibungs Angebote en waren nicht an einem übersichtlichen Ort organisiert, und man kann nicht unbegrenzt Dokumente hinzufügen.“ Also setzte das Unternehmen seine Suche fort.
Als „ Brainial “ auf den Markt kam, war das Team ziemlich schnell überzeugt. „Das Tolle daran ist, dass man wirklich in einer Umgebung arbeitet, die speziell auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist“, erklärt Arjan. „Alle bisherigen „ Angebote “ sind an einem Ort gespeichert. Und wenn man eine Frage zu einer bestimmten Ausschreibung stellt, ruft Brainial tatsächlich alle Dokumente ab, die mit diesem konkreten Angebot in Zusammenhang stehen.“ Dadurch werden die Antworten viel konkreter. Sie basieren auf den relevanten Ausschreibungsunterlagen und dem von Oosterhof Holman selbst zuvor aufgebauten Wissen.
Stell eine Frage, überprüfe die Quelle und mach weiter
Laut Arjan ist die Quellenangabe bei „ Brainial“ ein weiterer großer Vorteil. „Als Angebotsersteller hat man es mit einer riesigen Menge an Unterlagen zu tun, manchmal mit Hunderten von Seiten. Während einer Besprechung stellt man vielleicht plötzlich ein bestimmtes Detail in Frage, weil niemand genau weiß, was in der Leistungsbeschreibung steht.“ Früher bedeutete das, Dokumente zu öffnen, zu suchen, zu scrollen und zu hoffen, die richtige Stelle schnell zu finden. „Jetzt öffne ich einfach Tender Chat, stelle die Frage und erhalte sofort eine Antwort mit dem entsprechenden Verweis. So bleibt der Prozess in Bewegung, und ich weiß sofort, woher die Antwort stammt.“
Immer mehr Kollegen entdecken nun, wie nützlich das ist. Die Einführung des neuen Tools erforderte anfangs zwar einigen Aufwand. „Bei manchen ist der Zement schon ein bisschen ausgehärtet“, scherzt Arjan. Deshalb hat Oosterhof Holman die Einführung intern weiterhin aktiv „ support “. Es wurden Schulungen organisiert, und Mitarbeiter von „ Brainial “ besuchten das Unternehmen, um Anleitung zu geben, die Plattform vorzuführen und Fragen zu beantworten. „So wurde ‚ Brainial ‘ nach und nach Teil der Arbeitsweise von immer mehr Menschen.“
Auswahl aus 500 Angeboten
Laut Arjan ergibt sich die größte Zeitersparnis daraus, dass Informationen aus früheren Ausschreibungen wesentlich schneller abgerufen werden können. „Ein Praktikant hat im Rahmen seiner Abschlussarbeit die Website Brainial untersucht. Wir haben die Empfehlungen aus seinem Bericht genutzt, um die Nutzung und Organisation von Brainial weiter zu verbessern.“ Die Plattform enthält nun rund 500 frühere Ausschreibungs Angebote, komplett mit Kennzeichnungen und Bewertungen. „Das bedeutet, dass wir bei jeder neuen Ausschreibung viel schneller auf das Wissen aus früheren Ausschreibungen zurückgreifen können.“
Auf dieses Wissen zurückzugreifen bedeutet nicht, dass Arjan einfach alte Inhalte kopiert und einfügt. „Jede Ausschreibung erfordert nach wie vor einen maßgeschneiderten Ansatz. Aber im Laufe der Jahre haben wir Methoden entwickelt, die sich nachweislich bewährt haben. Diese sind oft bereits sehr gut in früheren Angebote beschrieben. Brainial hilft mir, sie schnell zu finden und als Ausgangspunkt für einen neuen Plan zu nutzen.“ Wo dies früher Tage dauerte, kann Arjan nun innerhalb weniger Stunden einen ersten Entwurf erstellen. „Der Schreibprozess kommt einfach viel schneller in Gang.“
Die ersten 30 % schneller zu Papier bringen
„Natürlich erfordert jede Ausschreibung nach wie vor einen maßgeschneiderten Ansatz“, betont Arjan. „Bei jeder Ausschreibung passt man den Inhalt an die Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers an und verfeinert ihn.“ „ Brainial “ verfasst nicht einfach nur ein vollständiges, einreichungsfertiges Angebot. Der größte Mehrwert für Arjan besteht darin, dass er damit viel schneller eine solide Grundlage schaffen kann. „Mit Brainial kann ich die ersten 30 % des Angebots ( Angebote ) sehr schnell zu Papier bringen.“ Arjan gibt mit einem Lächeln zu, dass er der KI eigentlich ziemlich skeptisch gegenübersteht. „Ich schreibe lieber selbst. Außerdem möchte ich dabei die Kontrolle behalten.“
Und genau deshalb funktioniert „ Brainial “ für ihn so gut. Ein großer Teil der Suche wird übernommen, während Arjan weiterhin für den Inhalt, den Ton und die individuelle Anpassung verantwortlich ist. So bleibt ihm mehr Zeit für die restlichen 70 %. „Und genau das ist der Teil, in dem man seine eigene Note einbringt, den Auftraggeber überzeugt und ihn letztendlich für sich gewinnt.“
Arbeit, die sich nun auszahlt
Um solche gezielten Suchanfragen zu ermöglichen, hat Oosterhof Holman seine früheren Ausschreibungen nach relevanten Merkmalen gekennzeichnet. „Zu jeder Ausschreibung haben wir relevante Kennzeichnungen hinzugefügt, zusammen mit den Ausschreibungsrichtlinien und der Bewertung des Auftraggebers. Diese Kennzeichnungen ermöglichen es mir nun, sehr gezielt zu suchen. Ich kann beispielsweise nach Bauteams, Zusammenarbeit oder Kostenkontrolle suchen. So finde ich schnell ein vergleichbares Angebote und kann auch sehen, wie der Auftraggeber darauf reagiert hat.“
Mit „Tender Search“ findet Arjan nicht nur frühere Inhalte, sondern auch den Kontext, in dem sie entstanden sind: Welcher Ansatz wurde verfolgt und wie wurde er bewertet? Das ist nicht nur für Arjan nützlich, sondern auch für seine Kollegen. „Das meiste Wissen habe ich mittlerweile recht gut im Kopf gespeichert, aber wir haben zum Beispiel kürzlich einen neuen Angebotsersteller eingestellt. Es ist unglaublich hilfreich, dass er sofort auf dieses Wissen zugreifen kann. Das bedeutet auch, dass ich tatsächlich in den Urlaub fahren kann, ohne dass die Ausschreibungen ins Stocken geraten“, scherzt Arjan.
„Die Tatsache, dass ich mir die Konkurrenz nicht anschaue, ist vielleicht das größte Kompliment.“
Auf die Frage, ob er sich auch heute wieder für „ Brainial “ entscheiden würde, muss Arjan nicht lange überlegen. „Ehrlich gesagt habe ich in letzter Zeit nicht wirklich verfolgt, was die Konkurrenz so macht, daher fällt es mir schwer, Vergleiche anzustellen. Aber die Tatsache, dass ich das gar nicht für nötig gehalten habe, ist vielleicht das größte Kompliment, das ich ‚ Brainial ‘ machen kann.“
Mittlerweile ist die Plattform zu einem festen Bestandteil seiner Arbeit unter workflow geworden. „Ich kenne sie in- und auswendig. Sie ist benutzerfreundlich und ich bin äußerst zufrieden damit.“ Und all diese eingesparten Minuten und Stunden summieren sich zu genau dem, was Arjan am meisten schätzt: mehr Zeit, um aus einem soliden ersten Entwurf ein überzeugendes Angebote zu machen.
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