Jorritsma Bouw hat mit Brainial die Zeit für die Angebotserstellung verkürzt
Die Analyse einer 50-seitigen Auswahlrichtlinie ist eine ziemliche Herausforderung. Das kann Stunden Ihrer wertvollen Zeit in Anspruch nehmen, ist aber ein entscheidender Schritt bei der Erstellung eines überzeugenden Angebots. Für Hermien Terwisscha van Scheltinga, Koordinatorin für die Vorqualifizierung bei Jorritsma Bouw, wurde dieser stundenlange Prozess zu einer schnellen und einfachen Aufgabe, die nun nur noch 2 Minuten dauert.
Dank Brainial bedeutet das: weniger Zeit, die man mit dem Durchforsten von Dokumenten verbringt, und mehr Zeit, um die Strategie zu verfeinern, überzeugendere Angebote zu erstellen Angebote Widersprüche aufzudecken, bevor etwas eingereicht wird. In diesem Artikel erfahren Sie, warum sich Jorritsma Bouw für Brainial entschieden hat und wie die Angebotserstellung schneller, intelligenter und um einiges unterhaltsamer geworden ist.
Über Jorritsma Bouw
Jorritsma Bouw wurde 1880 von Johannes Jorritsma in einem Kanalhaus in Bolsward gegründet und hat sich zu einem der größten Bauunternehmen im Norden der Niederlande entwickelt. Mit rund 250 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von über 100 Millionen Euro ist das Unternehmen in den Bereichen Gewerbebau, Wohnungsbau und Industrieprojekte tätig – von kleinen Renovierungsarbeiten bis hin zu groß angelegten, technisch komplexen Bauprojekten. Auch nach fünf Generationen befindet sich das Unternehmen noch immer in Familienbesitz und ist weiterhin im Baugewerbe tätig.
Wie bei vielen Bauunternehmen sind Ausschreibungen ein zentraler Bestandteil der Auftragsakquise bei Jorritsma. Das Team betreut den gesamten Ausschreibungsprozess – von den Antworten auf die Vorqualifikation bis hin zu den endgültigen Angeboten – für eine Vielzahl unterschiedlicher Projektarten und Auftraggeber. Genau diese Bandbreite macht den Prozess so anspruchsvoll: Jede Ausschreibung erfordert einen maßgeschneiderten Ansatz, eine sorgfältige Analyse der Unterlagen und eine enge Abstimmung zwischen den verschiedenen Fachbereichen.
Wenn dieser erste Analyseschritt also plötzlich nur noch Minuten statt Stunden dauert, spart das dem Team enorm viel Zeit. Wie effizient und präzise das Team jede Ausschreibung bearbeitet, hat direkten Einfluss darauf, welche Ausschreibungen es gewinnt.
„Die Demo hat mich überzeugt.“
Chris Wesselink, Leiter der Abteilung für Beschaffung und Partnerschaften, hatte schon workflow einiger Zeit nach Möglichkeiten gesucht, KI in workflow bei Jorritsma zu integrieren. Im April nahm er an einer Brainial teil, und das reichte aus, um ihn davon zu überzeugen, auf unsere Plattform umzusteigen. „Die Gründer von Brainial fundiertes Fachwissen. Sie verstehen, wie wir denken und wie wir arbeiten. Einer von ihnen hat einen Hintergrund im Bauwesen. All diese Faktoren zusammen machen Brainial besten Partner, um unseren Ausschreibungsprozess zu optimieren.“
Die Einarbeitung war strukturiert und praxisorientiert: In vier Arbeitssitzungen wurde dem Kernteam von Jorritsma von unseren Mitarbeitern vermittelt, wie die Plattform funktioniert. Keine langwierige Einführung, kein monatelanges IT-Projekt – schon nach kurzer Zeit nutzten Hermien, Chris und das Angebotsteam Brainial laufende Ausschreibungen.
Eine andere (und doch bessere) Arbeitsweise
Der Unterschied zu ihrer bisherigen Arbeitsweise zeigte sich sofort. Während Hermien früher umfangreiche Auswahlrichtlinien Seite für Seite durcharbeiten musste, stellt Brainial die relevanten Informationen direkt bereit. „Dank der Analysefunktionen Brainial verschaffe ich mir jetzt innerhalb von fünf Minuten einen klaren Überblick über eine 50-seitige Auswahlrichtlinie.“
Das ist nicht nur eine Zeitersparnis, sondern hat die Art und Weise, wie sich das Team auf eine Ausschreibung vorbereitet, grundlegend verändert. Anstatt Stunden (oder manchmal sogar einen ganzen Tag) damit zu verbringen, Dokumente zu lesen und zu strukturieren, bevor auch nur ein einziges Wort geschrieben wurde, kann das Team nun direkt zu dem Teil übergehen, der tatsächlich sein Fachwissen erfordert. Die Analyse ist ein Ausgangspunkt und kein Engpass, der das Team in Geiselhaft hält.
Sie können nicht nur wesentlich schneller arbeiten, sondern profitieren auch davon, dass unser Tool Unstimmigkeiten aufzeigt. Wenn zwei Teile eines Dokuments widersprüchliche Informationen enthalten, Brainial darauf hin. Ein Beispiel: Bei der Frage nach technischen Kompetenzen für zwei bestimmte Losgrößen identifiziert das Tool zwei widersprüchliche Antworten an verschiedenen Stellen desselben Dokuments. Solche Widersprüche übersieht man leicht, wenn man das Dokument manuell und unter Zeitdruck liest. Hermien fließt diese Erkenntnisse nun in die formelle Aufforderung zur Klarstellung ein, wodurch Risiken bereits vor Angebote eines einzigen Angebote minimiert werden. Chris fügt hinzu: „Brainial erfindetBrainial Antworten. Wenn die Informationen nicht in den Dokumenten enthalten sind, wird nichts angezeigt. Wir können die Antworten auch selbst überprüfen.“
Von der Analyse zum Entwurf im Handumdrehen
Das Team nutzt Brainial nicht nur, um die Analyse deutlich zu beschleunigen, sondern auch, Brainial in kürzerer Zeit überzeugendere Ausschreibungstexte Brainial verfassen. Der erste Schritt bei jeder Ausschreibung ist eine überzeugende Antwort auf die Vorqualifikation, um zur Abgabe eines Preisangebots eingeladen zu werden. Hermien passt diese Texte sorgfältig an die spezifischen Wünsche und Anforderungen des Kunden an. Sie weiß, welche Referenzen bei einem Kunden aus dem Bildungssektor besser ankommen als bei einem aus der Industrie und welche Formulierungen den richtigen Ton treffen. Früher musste man Ordner und alte Dokumente durchforsten, um das richtige Material aus früheren Ausschreibungen zu finden – heute liefert eine Suchanfrage die Ergebnisse in Sekundenschnelle.
Chris: „Mit weniger Aufwand gewinnen wir mehr Erkenntnisse. Wir kommen nun viel schneller zu einem Entwurf, den wir intern weitergeben können. Brainial lernt Brainial aus dem Feedback, das wir von unseren Kunden erhalten. Diese in die Plattform integrierte Feedbackschleife sorgt dafür, dass Angebote die Qualität unserer Angebote im Laufe der Zeit noch weiter Angebote .“
Was kommt als Nächstes?
Der nächste Schritt für das Angebotsteam bei Jorritsma ist die Erweiterung des Zugriffs. Das derzeitige Kernteam, bestehend aus einem Angebotsersteller, einem Unternehmensjuristen, einem Leiter für Kalkulation und Technik sowie mehreren Projektmanagern, wird in Kürze durch Ingenieure und Kalkulatoren verstärkt. Da die vollständige Leistungsbeschreibung in Brainial vorliegt, können sie die Projektdetails selbst einsehen: wer für was verantwortlich ist, was vereinbart wurde und was noch offen ist.
Chris rechnet damit, Brainial eines Jahres 60 Angebote bei Brainial einzureichen. Hermien bringt es auf den Punkt: „Wir haben jetzt mehr Zeit, um noch bessere Konzepte zu entwickeln.“ Und diese Zeit ist entscheidend. Sie gibt dem Team den Spielraum, gezieltere Entscheidungen zu treffen, Angebote zu erstellen, Angebote besser auf den Kunden zugeschnitten sind, und aus guten Konzepten solche zu machen, die größere Gewinnchancen haben.
Die Kurzfassung
Jorritsma Bouw hat den Zeitaufwand für die Erstellung eines klaren Überblicks über Ausschreibungsunterlagen von Stunden auf Minuten reduziert. Das Unternehmen deckt Widersprüche bereits vor der Einreichung eines Angebote auf Angebote erstellt Angebote kürzerer Zeit überzeugendere Angebote . Zudem baut es eine stetig wachsende Wissensdatenbank zum Thema Ausschreibungen auf, auf die das gesamte Team zurückgreifen kann.
So sieht es aus, wenn ein Team aufhört, gegen seine Tools anzukämpfen, und stattdessen mit einem arbeitet, das wirklich zu ihm passt. Möchten Sie das Gleiche für Ihr Team? Vereinbaren Sie eine Demo mit Brainial
