Von 30 Dokumenten zu einem übersichtlichen Gesamtbild: So Brainial bei Draaijer Heyday
Von 30 Dokumenten zu einem klaren Überblick: So Brainial bei Draaijer Heyday
Von strategischer Beratung und Arbeitsplatzgestaltung bis hin zu Gastgewerbe und (nachhaltigem) Immobilienmanagement: Draaijer Heyday begleitet Unternehmen über den gesamten Lebenszyklus ihrer Arbeitsumgebung. Das Unternehmen ist über ein Netzwerk von Spezialmarken tätig, die sowohl den öffentlichen als auch den privaten Sektor bedienen, wobei Ausschreibungen eine zentrale Rolle spielen.
Angebote Lilian ist für die Bearbeitung aller eingehenden Ausschreibungen und Angebotsanfragen zuständig. Gemeinsam mit Innovationsmanager Brandon Kwey leitete sie die Einführung von Brainial. Warum sie sich für ein spezielles Ausschreibungstool entschieden haben und wie die Umsetzung verlief, erfahren Sie in dieser case study.
Die Kosten von Bauchgefühl-Angeboten und verstreuten Unterlagen
Jede neue Ausschreibung wirft dieselben Fragen auf: Sollen wir ein Angebot abgeben oder nicht, können wir alle Anforderungen erfüllen, welche Risiken bestehen? „Diese Entscheidungen wurden viel zu oft aus dem Bauch heraus getroffen oder weil jemand intern den richtigen Ansprechpartner kannte. Nicht auf der Grundlage einer fundierten Analyse der eingegangenen Unterlagen“, sagt Lilian.
Das ist kostspielig. Die Prüfung eines Angebots erfordert einen erheblichen Zeitaufwand seitens der Führungskräfte im Unternehmen, noch bevor überhaupt Gewissheit besteht, ob man das Angebot überhaupt einreichen wird. Ohne die richtigen Tools bedeutet das, Dutzende von Seiten manuell durchzuarbeiten, per E-Mail nach Antworten zu suchen und in verschiedenen Ordnern nach verstreuten Informationen zu suchen. Draaijer Heyday hatte bereits ein internes Copilot-Pilotprojekt getestet, doch das löste das Analyseproblem nicht. „Copilot kann beim Verfassen von Texten helfen, aber viel mehr auch nicht“, sagt Lilian. In diesem Moment wurde klar, dass sie eine speziell für Ausschreibungen entwickelte Lösung benötigten.
Warum Brainial nicht etwas anderes?
Die Entscheidung für Brainial nach einem fast einjährigen Auswahlverfahren, an dem mehrere Schwesterunternehmen beteiligt waren. Zwei Faktoren gaben letztendlich den Ausschlag: Die Lizenzstruktur passte zur Größe des Unternehmens, und dank der bestehenden Integrationen mit AFAS und SharePoint Brainial nahtlos in die bereits genutzten Systeme Brainial .
Die Umsetzung verlief reibungslos, was zum großen Teil support tatkräftigen support das Team Brainial zu verdanken war. „Unser Ansprechpartner bei Brainial einfach großartig“, sagt Lilian. „Schritt für Schritt, ganz praxisnah, und bei der nächsten Sitzung wurde genau dort weitergemacht, wo wir aufgehört hatten. Wenn man nicht weiterkommt, schauen sie sogar kurz vorbei und helfen.“
Schon am ersten Tag den wichtigsten Auftrag auf ihrer Wunschliste gewonnen
Die allererste Ausschreibung, die Lilian über Brainial abwickelte, Brainial genau die, die auf der Wunschliste aller Brainial . „Wir haben diese Ausschreibung direkt in Brainial eingegeben. Wenn man davon spricht, ins kalte Wasser geworfen zu werden – genau das war es.“ Sie haben den Zuschlag erhalten.
Diese schnelle Akzeptanz wirkte sich auch intern aus. Lilian führte Brainial anhand eines Angebote vor, Angebote die Vorstandsmitglieder selbst das ganze Wochenende über gelesen hatten. „Sie haben ganz ehrlich geprüft: Erkennt es das hier und das dort? Sie waren beeindruckt.“ Diese Bestätigung erleichterte die interne Akzeptanz erheblich.
16 bis 28 Stunden Zeitersparnis pro Ausschreibung bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung
„Der größte Unterschied besteht darin, dass man genau versteht, was in einer Ausschreibung tatsächlich verlangt wird, und alle Informationen auf einen Blick erfassen kann“, sagt Lilian. Brainial in der Analysephase etwa 16 bis 28 Stunden pro Ausschreibung Brainial . Für sie ist jedoch der Qualitätsgewinn ebenso wichtig. „Man hat einfach einen viel besseren Überblick darüber, worum es geht, wenn man ein Angebot verfasst. Die Qualitätsverbesserung ist genauso wichtig wie die Zeitersparnis.“
Während früher dreißig Dokumente im Team verteilt waren und jeder etwas andere Aspekte herausgriff, gehen nun alle Beteiligten von denselben Prioritäten aus. Wenn eine Änderungsmitteilung eingeht, werden alle Aktionspunkte automatisch aktualisiert. „Normalerweise müsste man das manuell nachverfolgen. Jetzt übernimmt Brainial das Brainial für einen.“
feature Chat feature für Ausschreibungen wird intensiv genutzt. Während sie ein Angebote erstellen, können Kollegen direkt in den Unterlagen nachschlagen: Welches Zertifikat wird benötigt? Kann man einen externen Partner hinzuziehen? Die Antwort wird mit einem Quellenverweis zurückgesendet. Lilian: „Das ist ein echter Lebensretter in diesen stressigen letzten Momenten, in denen man noch einen klaren Kopf behalten muss.“
Brainial Brainial Brainial Ersatz für einen Angebote Angebote
Brainial definitiv Brainial Ersatz für einen Angebote . Es ist ein Werkzeug“, sagt Lilian. Und sie sieht, wie sich das in der Praxis auswirkt. Die Recherchearbeit und der administrative Aufwand im Rahmen des Ausschreibungsprozesses entfallen weitgehend. „Man muss eigentlich nur noch die erforderlichen Zertifikate vorbereiten und einreichen. Dadurch bleibt mehr Zeit für die strategische Arbeit, die weitaus befriedigender ist.“
Brandon erklärt, warum man sich für ein spezialisiertes Ausschreibungstool anstelle einer generischen KI entschieden hat:Brainial verfügtBrainial über ein fundiertes Wissen und Fachwissen rund um den gesamten Ausschreibungsprozess. Und da so viele verschiedene Arten von Unternehmen die Plattform nutzen, wird sie ständig weiterentwickelt. Ein selbst entwickeltes Tool kann damit einfach nicht mithalten.“
Der erste Schritt ist schon die halbe Miete
„Probieren Sie es einfach aus. Behalten Sie einen kühlen Kopf und denken Sie weiter nach.“ Das ist Lilian's Rat an alle, die noch unentschlossen sind, ob sie KI in ihren Ausschreibungsprozess einbinden sollen. Beginnen Sie nicht mit einem Testfall, sondern mit einem echten Fall. Genau so, wie es Draaijer Heyday getan hat. Neugierig, was das für Ihren Ausschreibungsprozess bedeuten könnte? Fordern Sie eine Demo überden Link an.
