Von Chaos zu einer klaren Struktur am Beispiel von Draaijer Heyday
Von Chaos zu einer klaren Struktur am Beispiel von Draaijer Heyday
Von strategischer Beratung und Arbeitsplatzgestaltung bis hin zu Gastgewerbe und
(nachhaltigem) Immobilienmanagement: Draaijer Heyday begleitet Unternehmen über den gesamten Lebenszyklus ihrer Arbeitsumgebung. Das Unternehmen ist marktübergreifend tätig. Es bedient sowohl den öffentlichen als auch den privaten Sektor, wobei Ausschreibungen eine zentrale Rolle spielen.
Projektleiterin Lilian ist für die Bearbeitung aller eingehenden Ausschreibungen und Angebotsanfragen zuständig. Gemeinsam mit Innovationsmanager Brandon Kwey leitet und koordiniert sie die Einführung von Brainial. Warum Sie sich für ein spezielles Ausschreibungstool wie Brainial entschieden haben und wie die Umsetzung verlief, erfahren Sie in diesem Fallbeispiel.
Die Kosten von Dokumentenchaos und Bauchgefühl-Entscheidungen
Mit jeder neuen Ausschreibung stellen sich dieselben Fragen: Geben wir ein Angebot ab oder nicht, können wir alle Anforderungen erfüllen, welche Risiken bestehen? „Diese Entscheidungen wurden viel zu oft aus dem Bauch heraus getroffen oder weil jemand intern den richtigen Ansprechpartner kannte - nicht auf
Das ist kostspielig. Die Prüfung eines Angebots erfordert einen erheblichen Zeitaufwand seitens erfahrener Führungskräfte im Unternehmen, noch bevor überhaupt feststeht, ob man das Angebot einreichen wird. Ohne die richtigen Tools bedeutet das: Dutzende Seiten manuell durcharbeiten, Antworten per E-Mail abwarten und Informationen zusammensuchen, die in verschiedenen Datenbanken hinterlegt sind. Draaijer Heyday hatte bereits intern ein Copilot-Pilotprojekt getestet, doch dieses löste das Analyseproblem nicht. „Copilot kann beim Verfassen von Texten helfen, aber darüber hinaus kaum“, sagt Lilian. In diesem Moment wurde klar, dass sie eine speziell für Ausschreibungen entwickelte Lösung brauchten.
Warum Brainial der richtige Ansprechpartner ist
Die Entscheidung für Brainial fiel nach einem fast einjährigen Auswahlverfahren, an dem mehrere Schwesterunternehmen beteiligt waren. Zwei Faktoren gaben letztlich den Ausschlag: Die Lizenzstruktur passte zur Größe des Unternehmens, und dank der bestehenden Integrationen mit AFAS und SharePoint fügte sich Brainial nahtlos in die bereits genutzten Systeme ein.
Die Umsetzung verlief reibungslos - nicht zuletzt dank der tatkräftigen Unterstützung durch das Team von Brainial. „Unser Ansprechpartner bei Brainial war einfach absolut brillant", sagt Lilian. „Eine schrittweise Einarbeitung, sehr praxisbezogen und bei Problemen war immer jemand erreichbar.“
Erfolg direkt nach der ersten Anwendung
Die erste Ausschreibung, die Lilian über Brainial abgewickelte, führte unmittelbar zum Erfolg. „Wir haben den maximalen Härtetest gemacht und eine wichtige Ausschreibung direkt über Brainial eingereicht. “ Sie gewannen.
Diese schnelle Erfolgsgeschichte veränderte die internen Prozesse. Lilian demonstrierte die Vorteile von Brainial anhand eines realen Beispielangebots. Ausschreibungen, die noch zuvor manuell über mehrere Tage hinweg geprüft werden mussten, konnten nun effizienter bearbeitet werden. Die Genauigkeit des Tools und die Einfachheit der Prüfung überzeugte nicht nur den Vorstand, sondern sorgte auch für Begeisterung unter den Anwendern.
16 bis 28 Stunden pro Ausschreibung gespart bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung
„Die wesentliche Verbesserung nach der Einführung von Brainial ist die übersichtlichere Erfassung relevanter Informationen für jede Ausschreibung.“, sagt Lilian. Wir sparen in jeder Analysephase zwischen 16 bis 28 Stunden und verbessern so die Qualität unserer Angebote. „Man hat einen viel besseren Überblick darüber, worum es wirklich geht und kann so nicht nur Zeit einsparen, sondern unsere Angebote entsprechend optimieren.“
Während früher viele Dokumente von unterschiedlichen Parteien bearbeitet wurden, erhält man heute einen geordneten Überblick, auf den alle gleichermaßen zugreifen können. Ein weiterer Vorteil stellt die automatische Aktualisierung der Aktionspunkte dar, die nach einer eingegangenen Änderungsmitteilung erfolgt. „Vor der Einführung des Tools musste jede Änderung manuell nachverfolgt werden. Jetzt übernimmt Brainial diese Schritte.“
Auch die Tender-Chat-Funktion wird intensiv genutzt. Beim Verfassen eines Angebots können Kollegen die Dokumente direkt durchsuchen und durch die Chatfunktion offene Fragen klären: Welches Zertifikat wird benötigt? Kann ein externer Partner eingebunden werden? Die Antwort bekommt man inklusive der einschlägigen Quellenangabe. Lilian: „Das ist gerade in den stressigen Momenten, wenn man hochkonzentriert sein muss, die perfekte Erleichterung.“
Brainial ersetzt keinen Proposal Managerrainial
“Brainial ist definitiv kein Ersatz für einen Proposal Manager, sondern vielmehr ein Werkzeug”, sagt Lilian. Dies zeigt sich vor allem in der Praxis. Recherche-, sowie Administrativarbeiten fallen weitgehend weg. “Man muss lediglich die geforderten Zertifikate vorbereiten und einreichen. Das schafft Freiraum für strategische Arbeit und die Weiterentwicklung von anderen Bereichen.”
Brandon erklärt, warum sie sich für ein spezielles Ausschreibungstool anstelle einer generischen KI entschieden haben: “Brainial verfügt bereits über eine tiefe Wissensund Erfahrungsbasis rund um den gesamten Ausschreibungsprozess. Dadurch, dass verschiedene Unternehmenstypen die Plattform nutzen, wird sie kontinuierlich besser. Eine selbst entwickelte Lösung kann da aufgrund der fehlenden Daten gar nicht mithalten.”
Frisch gewagt ist halb gewonnen
„Probieren Sie es einfach aus. Zukunftsorientiert denken und perspektivisch kluge Schritte gehen.“ Das ist Lilian's Rat an alle, die noch zögern, KI in ihren Ausschreibungsprozess einzubinden. Nicht mit einem Testfall anfangen, sondern direkt mit echten Ausschreibungen. Genau so, wie es Draaijer Heyday gemacht hat. Sind Sie neugierig, was das für Ihren Ausschreibungsprozess bedeuten könnte? Fordern Sie eine Demo überden Link an.
