Wie Bruns mehr als 63 Jahre Erfahrung im Bereich der Zartheit mit Brainial
Bruns verfügte über ein umfangreiches Ausschreibungswissen. Seit 1963 hat das Unternehmen eine umfangreiche Sammlung bewährter Angebote, überzeugender Lösungen und fachspezifischer Projekterfahrung aufgebaut, während es interaktive Ausstellungen für Museen, Wissenschaftszentren und Besucherzentren auf der ganzen Welt konzipierte. Da viele dieser Projekte mit einer Ausschreibung beginnen, ist dieses Wissen von unschätzbarem Wert. Die Herausforderung bestand darin, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu finden.
„Bei jeder neuen Ausschreibung besteht die Herausforderung nicht in einem Mangel an Fachwissen, sondern darin, die relevantesten Informationen zu finden“, sagt Miranda Hartung, Commercial Tender Manager. Da die Wissensdatenbank stetig wuchs, bestand bei jeder neuen Ausschreibung die Gefahr, bereits geleistete Arbeit zu wiederholen. Bruns benötigte daher eine intelligentere Methode, um mehr als 63 Jahre Fachwissen zu durchsuchen, anzuwenden und darauf aufzubauen.
Warum Bruns mehr als nur ein Textverarbeitungsprogramm brauchte
Wie viele andere Unternehmen experimentierte auch Bruns mit ChatGPT. „Ich habe in ChatGPT ein Projekt angelegt und einige Kollegen dazu eingeladen. Es war nützlich, um einzelne Fragen zu beantworten oder kurze Texte zu verfassen, bot jedoch keine effektive Möglichkeit, das über viele Jahre hinweg aufgebaute Fachwissen, die Projekterfahrung und das Unternehmenswissen zu durchsuchen, zu strukturieren und miteinander zu verknüpfen.“
Das Team machte sich daher auf die Suche nach einer Lösung, die mehr kann als nur Texte zu generieren. Es suchte nach einer Plattform, mit deren Hilfe sich relevante Erfahrungen, Belege und Projektinformationen schnell identifizieren lassen, damit es seine Zeit darauf konzentrieren konnte, für jeden Kunden die bestmöglichen Ausschreibungsunterlagen ( Angebote ) zu erstellen. Bruns fand diese Lösung bei Brainial.
Alles, was ein Ausschreibungsteam braucht, auf einer Plattform
Schon bei der allerersten Demo erkannte Miranda, dass Brainial weit mehr bot als nur KI-generierte Texte. „Von der Identifizierung und Vorauswahl von Ausschreibungen über die Analyse von Dokumenten bis hin zur Unterstützung bei der Erstellung von „ Angebote “ – der gesamte Prozess wird auf einer einzigen Plattform gebündelt. Mir fiel sofort auf, dass Brainial von Menschen entwickelt wurde, die die Herausforderungen verstehen, denen Ausschreibungsmanager gegenüberstehen.“
„Die ‚ workflow ‘ ist logisch aufgebaut, man muss nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln, und die Plattform ist unglaublich benutzerfreundlich.“ Diese Einfachheit spielte bei der Entscheidung eine wichtige Rolle. Miranda suchte kein komplexes System, das nur technische Spezialisten bedienen können. „Ausschreibungen sind schon kompliziert genug. Es ist eine Erleichterung, wenn das Tool, das sie unterstützt, einfach effizient, effektiv und benutzerfreundlich ist.“
Einrasanter Start mit mehr als 63 Jahren Erfahrung
Laut Miranda verlief die Implementierung von Brainial überraschend reibungslos. Da Bruns bereits seine wichtigsten Ausschreibungs Angebote en und eine standardisierte Bewertungscheckliste organisiert hatte, konnten alle Daten schnell auf die Plattform hochgeladen werden. „Gemeinsam mit dem Implementierungsmanager v Brainial haben wir die Umgebung Schritt für Schritt vorbereitet.“
Intern gab es kaum Überzeugungsarbeit zu leisten. Die Kollegen waren sofort begeistert und begannen schnell, die Plattform zu nutzen. Natürlich nehmen manche Menschen neue Technologien schneller an als andere, aber laut Miranda ergibt sich die größte Lernkurve einfach aus der Nutzung. „Je mehr man mit der Plattform arbeitet, desto besser lernt man, welche Anweisungen zu den besten Ergebnissen führen. Es ist wirklich eine Frage der Praxis.“
Schnellere Entscheidungen und mehr Spielraum für Ausschreibungen
Heute nutzt Bruns Brainial , um neue Ausschreibungen schnell anhand ihrer wichtigsten Kriterien zu prüfen. „Nach dem Hochladen der Ausschreibungsunterlagen kann ich sofort die wichtigsten Anforderungen, Risiken und Chancen erkennen“, sagt sie. Dies gibt dem Team eine solidere Grundlage für seine Go/No-Go-Entscheidung, ohne dass zunächst jedes Dokument von Anfang bis Ende durchgelesen werden muss.
Sobald das Team beschließt, an der Ausschreibung teilzunehmen, verläuft der Prozess zudem schneller und reibungsloser. Relevante Informationen lassen sich leichter abrufen, Ergebnisse lassen sich bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen und das „ Angebote “ kann effektiver auf die spezifischen Anforderungen jeder Ausschreibung zugeschnitten werden. Dadurch kann Miranda mit derselben verfügbaren Kapazität mehr Ausschreibungen bearbeiten und gleichzeitig eine bessere Kontrolle über den Prozess behalten. „Die Vorlaufzeit verläuft reibungsloser, und ich habe das Gefühl, mehr Kontrolle zu haben“, erklärt sie.
Nie wieder in alten Akten wühlen
Sobald Bruns beschließt, ein Angebot abzugeben, Brainial stellt das System das relevanteste Wissen, die Fachkompetenz und die Projekterfahrung für die jeweilige Ausschreibung bereit. „Unsere eigene Geschichte ist die Grundlage“, erklärt Miranda. „Bruns gibt es schon seit geraumer Zeit, daher haben wir umfangreiches Wissen aufgebaut. Die Herausforderung besteht darin, dieses Wissen bei Bedarf leicht zugänglich zu machen.“
Jeder Kunde und jedes Projekt ist anders. „Brainial hilft uns dabei, schnell das Fachwissen und die Erfahrung zu finden, die am relevantesten sind, sodass wir uns voll und ganz darauf konzentrieren können, ein „ Angebote “ zu entwickeln, das die Bedürfnisse des Kunden wirklich widerspiegelt.“
Dadurch kann Bruns seine jahrzehntelange Erfahrung optimal nutzen und gleichzeitig sicherstellen, dass jede „ Angebote “ kundenorientiert, relevant und sorgfältig auf das jeweilige Projekt zugeschnitten bleibt.
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