Wie „ Brainial “ Teil des Ausschreibungsverfahrens von Breedweer wurde – und in dessen Team aufgenommen wurde

Man weiß, dass eine Software wirklich angenommen wurde, wenn ein Team sie nicht mehr als Werkzeug, sondern fast schon als zusätzlichen Kollegen betrachtet. Beim „ facility services “-Anbieter Breedweer hat „ Brainial “ sogar einen eigenen Namen erhalten: „Barry“. Barry ist an jeder Ausschreibung beteiligt, hilft dem Team dabei, relevantes Wissen aus früheren Angeboten abzurufen, und sorgt dafür, dass ein überzeugender erster Entwurf viel schneller zu Papier gebracht werden kann. Dadurch kann Breedweer an mehr Ausschreibungen gleichzeitig arbeiten und mehr Zeit für den Teil aufwenden, der letztendlich den Unterschied ausmacht.

Wie also wurde „ Brainial “ zu einem so festen Bestandteil des Ausschreibungsprozesses bei Breedweer, und welche Rolle spielt „Barry“ heute für das Team? In dieser Fallstudie erfahren Sie alles darüber.

Der Einzug der KI hat für Aufruhr gesorgt
‍ DerFacility services -Anbieter Breedweer wurde vor mehreren Jahrzehnten im gleichnamigen Stadtteil von Heemskerk gegründet. Das Unternehmen ist in relativ kurzer Zeit enorm gewachsen und wurde nun bereits zum siebten Mal in Folge zu einem der 250 am schnellsten wachsenden Unternehmen der Niederlande gekürt. Im Zuge seines Wachstums hat sich Breedweer zunehmend im Rahmen von Ausschreibungen um größere Aufträge beworben.

„Uns fiel auf, dass viele Ausschreibungen dieselben qualitätsbezogenen Fragen enthielten, was dazu führte, dass wir oft manuell frühere Angebote durchsehen mussten“, sagt der kaufmännische Mitarbeiter Jeffrey La Rooij. Die Einführung von KI brachte das Team zum Nachdenken. „Könnte dieser Prozess nicht wesentlich effizienter gestaltet werden? So sind wir schließlich auf Brainial gestoßen“, erklärt Jeffrey. Denn obwohl Breedweer im Laufe der Jahre ein umfangreiches Ausschreibungswissen aufgebaut hatte, war die Nutzung und Wiederverwendung dieses Wissens nach wie vor ein sehr manueller Prozess.

Manuelle Suche nach Qualitätsanforderungen
Da viele Ausschreibungen ähnliche qualitätsbezogene Fragen enthielten, griff das Team bei der Bearbeitung einer neuen Ausschreibung häufig auf bereits verfasste Texte zurück. „Das konnte eine ziemliche Suche sein“, erklärt Jeffrey. „Früher haben wir über ein Laufwerk in der Cloud gearbeitet. Jede Ausschreibung umfasste mehrere Ordner und Dokumente: die Ausschreibungsunterlagen, eine Kalkulation und einen Ordner mit Texten und Bewertungen.“

Beim Verfassen hatten Jeffrey und sein Team auf einem Bildschirm eine alte Ausschreibung geöffnet und auf dem anderen ein leeres Word-Dokument. „Nicht, um Abschnitte Wort für Wort zu kopieren, sondern um Ideen und Ansätze aus früheren Ausschreibungen in einem neuen Angebote zu verwenden. Welche Texte verwendet man? Welche haben gutes Feedback erhalten und welche nicht? Das konnte leicht mehrere Stunden dauern – manchmal sogar Tage.“

Die Welt drehte sich schneller, aber das Ausschreibungsverfahren hinkte hinterher.
Mit der zunehmenden Intelligenz und Beschleunigung der Arbeitsprozesse wirkte der manuelle Ausschreibungsprozess immer weniger zeitgemäß. „Wenn KI-Tools alles so viel schneller machen können, warum war unser Ausschreibungsprozess dann immer noch größtenteils manuell? Das ließe sich doch sicherlich viel effizienter gestalten“, dachten wir. So fand das Unternehmen schließlich heraus, dass… Brainial „Die Zusammenarbeit hat sich von Anfang an gut angefühlt“, sagt Jeffrey. „Wir wurden herzlich empfangen und es hat sofort gepasst.“

Während des Onboardings lernten Jeffrey und seine Kollegen, wie unsere Software funktioniert, welche Funktionen verfügbar sind und vor allem, wie man die richtigen Fragen stellt. „Der Input, den Sie geben, Brainial „Es muss gut genug sein, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Dessen waren wir uns sehr bewusst.“ Deshalb investierte das Team während der Implementierungsphase bewusst viel Zeit in die Einrichtung und Befüllung der Umgebung. „Wir haben sofort davon profitiert“, sagt Jeffrey. „Tatsächlich haben wir die allererste Ausschreibung, an der wir mitgearbeitet haben, gewonnen.“ Brainial „

Brainial fühlt sich an wie ein Kollege
Je mehr Breedweer mit Brainial Je selbstverständlicher die Plattform in den Ausschreibungsprozess einbezogen wurde, desto selbstverständlicher wurde sie auch. So selbstverständlich, dass Brainial Schließlich bekam er einen eigenen Namen. „Barry entstand eines Tages aus Spaß“, sagt Jeffrey. „Aber mittlerweile schreiben wir SMS mit Barry, bekommen Hilfe von ihm und so ziemlich jeder kennt ihn. Er ist nur so ziemlich der Einzige, der nicht freitagnachmittags mit uns etwas trinken geht“, scherzt Jeffrey.

Die Tatsache, dass unsere Software nun einen eigenen Namen erhalten hat, sagt viel darüber aus, wie tief „ Brainial “ mittlerweile in die Arbeitsweise von Breedweer integriert ist. „Wir öffnen die Software nicht nur, wenn wir schnell etwas nachschlagen müssen. Barry ist mittlerweile an jeder Ausschreibung beteiligt, an der wir arbeiten. Es fühlt sich wirklich so an, als hätten wir einen zusätzlichen Kollegen, der mitdenkt, Informationen abruft und uns hilft, schneller zu einem soliden ersten Entwurf zu gelangen“, erklärt Jeffrey.

Was würde Barry dazu sagen?
innerhalb Brainial Das Team extrahiert die wichtigsten Punkte aus den Ausschreibungsunterlagen und verwendet einen festgelegten Fragenkatalog, um schnell zu entscheiden, ob eine Ausschreibung interessant genug ist, um sie weiter zu verfolgen. „Dank Barry erkennen wir unglaublich schnell, ob sich eine Ausschreibung für uns lohnt. Die Zeit, die wir früher für die Analyse all dieser Punkte aufgewendet haben, können wir jetzt in die Entwicklung und Verbesserung der Ausschreibungen investieren, die wir tatsächlich bearbeiten.“ Danach ist es Jeffreys Aufgabe, mit dem Schreiben zu beginnen.

„Früher habe ich Tage damit verbracht, zu recherchieren, zu vergleichen und eine erste Version zu erstellen, doch jetzt können wir einen ersten Entwurf viel schneller zu Papier bringen.“ Dadurch kann Breedweer nun viel mehr Ausschreibungen gleichzeitig bearbeiten. „Ich lade die Dokumente hoch und lasse Brainial einen ersten Entwurf erstellen. Natürlich erfordert jede Ausschreibung nach wie vor eine maßgeschneiderte Herangehensweise, aber in manchen Fällen ist diese erste Version bereits so gut, dass wir sie mit relativ wenigen Änderungen verwenden können“, sagt Jeffrey.

Geben Sie Ihrem Ausschreibungsteam einen Barry
Müsste Jeffrey heute erneut eine Ausschreibungssoftware auswählen, bräuchte er nicht lange zu überlegen. „Wir sind mit unserem ‚neuen Kollegen‘ äußerst zufrieden. Wir können an mehreren Ausschreibungen gleichzeitig arbeiten, schneller einen ersten Entwurf erstellen und unsere Zeit auf die Dinge konzentrieren, die uns tatsächlich zum Erfolg verhelfen“, resümiert er. Möchten Sie wissen, worauf Sie sich schneller konzentrieren können, genau wie Breedweer? Barry … Äh, Brainial Fügt Ihre Ausschreibungsunterlagen, Ihr bisheriges Angebotswissen und Ihre Bewertungen in einer einzigen Umgebung zusammen.

Das bedeutet, dass Sie schneller entscheiden können, ob es sich lohnt, eine Ausschreibung weiterzuverfolgen, relevante Erkenntnisse aus früheren Angeboten deutlich schneller abrufen und früher einen soliden ersten Entwurf erstellen können. Buchen Sie eine Demo und entdecken Sie, wie „ Brainial “ Ihnen Zeit für den Teil Ihrer Ausschreibung verschafft, bei dem Sie wirklich den Unterschied machen können.

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