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CSU, das größte Reinigungsunternehmen der Niederlande, erzielt einen großen Teil seiner Einnahmen aus öffentlichen Ausschreibungen. Ein ineffizientes Ausschreibungsmanagement war daher ein kostspieliges Problem. "Der Ausschreibungsprozess ist ein vielköpfiges Monster", sagt der kaufmännische Direktor Ruud van Swieten. "Wir verlieren viel Zeit mit dem Lesen und Analysieren von Texten und laufen dabei Gefahr, wichtige Details zu übersehen. Deshalb implementierte die CSU die KI-gesteuerte Ausschreibungsmanagement-Software von Brainial.
Die CSU hat einen Marktanteil von über 10 % und bedient Tausende von Kunden, von lokalen Zahnarztpraxen und Grundschulen bis hin zu Krankenhäusern und Universitäten. Ruud hat in seinen 25 Jahren bei der Organisation umfangreiche Erfahrungen mit Ausschreibungen gesammelt. "Ich bin für rechtliche Fragen im Zusammenhang mit öffentlichen Ausschreibungen, Beziehungsmanagement, Daten und die kontinuierliche Weiterentwicklung unseres Ausschreibungsverfahrens zuständig", erklärt Ruud. Aufgrund dieses Fachwissens erkannte er, wo Technologie einen Unterschied machen könnte.
Öffentliche Ausschreibungen sind für das Wachstum der CSU von entscheidender Bedeutung. Rund 60 % der Einnahmen stammen aus Ausschreibungsverfahren. Mit einem Team von rund 35 Spezialisten arbeitet die Organisation an der Analyse und Beantwortung komplexer Ausschreibungen. In der Regel unter engen Fristen.
"Der Ausschreibungsprozess ist ein vielköpfiges Monster", erklärt der kaufmännische Direktor Ruud van Swieten. "Bei einer Ausschreibung erhält man oft einen ganzen Stapel von Dokumenten: von Spezifikationen und Beschaffungsbedingungen bis hin zu Vertragsentwürfen und KPIs. Alles muss geprüft, verstanden und analysiert werden, um gute Entscheidungen zu treffen und ein überzeugendes Angebote zu erstellen. Das nimmt enorm viel Zeit in Anspruch."
Um diese Herausforderung zu meistern, arbeitet die CSU seit einigen Monaten mit Brainial als intelligentem Assistenten in ihrem Ausschreibungsprozess. Die KI-gesteuerte Ausschreibungsmanagement-Software hilft bei der Suche nach Dokumenten, der Identifizierung von Risiken und dem Abrufen relevanter Informationen aus früheren Ausschreibungen.
"Brainial ist für uns im Moment vor allem ein Add-on", erklärt Ruud. "Wir nutzen es als hilfreiches Tool, um schneller und gründlicher zu Go/No-Go-Entscheidungen zu kommen. Zum Beispiel, um schnell zu sehen, was alle Dokumente über Nachhaltigkeit aussagen. Dann fasst unser Experte alle relevanten Abschnitte auf einmal zusammen, was für eine gute Zusammenfassung und fundierte Beratung nützlich ist. Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt Ihnen auch die Sicherheit, dass Sie nichts übersehen.
Sie planen, Brainial vollständig in die Systemlandschaft der CSU zu integrieren, einschließlich der Anbindung an andere Systeme wie SharePoint und ihr ERP. Auf diese Weise soll ein intelligenterer, effizienterer und einheitlicherer Ausschreibungsprozess erreicht werden.
Bei der Zusammenarbeit zwischen der CSU und Brainial geht es nicht nur um Effizienz. Die CSU beteiligt sich auch aktiv am Code for Responsible Market Behavior, dem Sozialstandard in der Reinigungsbranche, der sich auf den Respekt für Reinigungskräfte, nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit, Transparenz und faire Preise konzentriert.
Ruud, ein Vorstandsmitglied des Kodex, sah eine Möglichkeit, KI auch hier einen sozialen Beitrag zu leisten. Studenten der Universität Amsterdam und der Hochschule für angewandte Wissenschaften Amsterdam untersuchten, wie Themen aus dem Kodex in den letzten Jahren in Ausschreibungen aufgetaucht sind. Aufgrund der Datenmenge und des Fehlens einer einheitlichen Analysemethode drohte die Forschung ins Stocken zu geraten.
Auf Anregung der CSU stellte Brainial sein Tool und den support kostenlos zur Verfügung. So konnten die Studenten gezielt analysieren und in kurzer Zeit Muster aufdecken. Was sie dazu zu sagen hatten? "Ohne Brainial hätte es nicht funktioniert."
Obwohl wir gerade erst angefangen haben, steht die CSU der Zusammenarbeit mit Brainial positiv gegenüber. Die Software hilft bereits, Risiken schneller zu erkennen und Doppelarbeit zu vermeiden. Aber Ruud sieht noch viel mehr Potenzial.
"Es geht nicht nur um Zeitersparnis", betont Ruud. "Es geht auch darum, die Risiken, die unbestreitbar mit Ausschreibungen verbunden sind, besser sichtbar zu machen. Wir wollen konsistente, fundierte Angebote erstellen, die unseren Standards UND den Erwartungen des Kunden entsprechen. Brainial hilft uns dabei."
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