Wie McCoy & Partners seinen Ausschreibungsprozess mit Brainial umgestaltet hat

Von drei Wochen auf zwei Tage: Wie McCoy & Partners seinen Ausschreibungsprozess mit Brainial umgestaltet hat

Jacques Scheutjens weiß genau, was passiert, wenn eine 400-seitige Ausschreibung auf seinem Schreibtisch landet. Die Suche beginnt: alte E-Mails, gemeinsame Ordner und das kollektive Gedächtnis der Kollegen. Als Sales & Marketing Manager bei McCoy & Partners, einem SAP-Implementierungspartner mit rund 350 Mitarbeitern in den Niederlanden, hat er dies am eigenen Leib erlebt.  

Das Unternehmen führt jedes Jahr acht bis zehn Ausschreibungen durch – Projekte, die sich über mehr als ein Jahr erstrecken können und über mehrere Monate hinweg Dutzende von Mitarbeitern beschäftigen. Es musste doch einen besseren Weg geben. In dieser Kundenreportage erklärt Jacques, wie McCoy & Partners mit Brainial den Zeitaufwand für das Ausfüllen von Ausschreibungsfragebögen von drei Wochen auf nur zwei Tage reduzieren konnte.

Arbeitstage, bevor man überhaupt anfangen konnte

Vor der Einführung von Brainial erfolgte der gesamte Ausschreibungsprozess manuell. Jede neue Ausschreibung bedeutete, die Suche von vorne beginnen zu müssen. „Man konnte nur hoffen, den richtigen Kollegen zu finden, der sich noch daran erinnerte, oder dass die Dokumente an einem Ort lagen, an dem man sie wiederfinden konnte“, sagt Jacques. Bei Ausschreibungen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Fragen konnte allein diese Suche Tage dauern. Große Ausschreibungen bestehen oft aus Dutzenden einzelner Dokumente, in denen dieselbe Anforderung an verschiedenen Stellen unterschiedlich formuliert sein kann. Widersprüche wie diese lassen sich bei einer manuellen Überprüfung kaum erkennen.

McCoy & Partners war nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Lösung. Doch als Brainial das Unternehmen Brainial und die Plattform vorführte, erkannte man sofort den Unterschied. Zwanzig Qualifikationsfragen wurden automatisch auf der Grundlage der hochgeladenen Ausschreibungsunterlagen beantwortet. Was zuvor Tage gedauert hatte, war nun in wenigen Minuten erledigt. Für Jacques war das der entscheidende Beweis. „Seit wir Brainial der Demo gesehen haben, habe ich mir keine Alternativen mehr angesehen“, sagt er. „Und ich habe auch kein Bedürfnis danach.“

Von der Qualifizierung bis zu den ausgefüllten Fragebögen in zwei Tagen

Heute setzt McCoy & Partners Brainial bereits Brainial dem Zeitpunkt des Eingangs einer Ausschreibung ein. Die erste Frage lautet stets: Lohnt es sich, diese Gelegenheit weiterzuverfolgen? Um diese Frage zu beantworten, arbeitet das Team mit einem Standardkatalog von etwa zwanzig Qualifikationsfragen:

• Gibt es ein Budget?

• Passt der Anwendungsbereich zu unserem Unternehmen?

• Ist der Markt relevant?

Früher musste jemand stapelweise Dokumente manuell durcharbeiten, um diese Fragen zu beantworten. Jetzt Brainial die Antworten sofort auf der Grundlage der hochgeladenen Unterlagen. Die größte Verbesserung ergibt sich aus der Fragebogenfunktion. Bei Ausschreibungen mit Dutzenden oder sogar Hunderten von Fragen exportiert McCoy & Partners den Fragebogen nach Excel und lädt ihn in Brainial hoch.

Brainial gleicht Brainial jede Frage mit den Antworten aus früheren Ausschreibungen ab. „Früher haben wir drei Wochen gebraucht, um 80 % des Fragebogens auszufüllen“, sagt Jacques. „Jetzt schaffen wir das in zwei Tagen.“

Das Vertrauen wächst mit jeder Ausschreibung

Als das Team Brainial zum ersten Mal einsetzte, gab es natürlich einige Skepsis. Hat die Plattform dieses Detail wirklich erfasst? Sind diese Antworten tatsächlich korrekt? „Je länger man damit arbeitet, desto mehr stellt man fest, dass Brainial in etwa 90 % der Fälle die richtigen Antworten Brainial – und zwar im richtigen Kontext. Die Plattform übernimmt die Hauptarbeit, aber man entscheidet immer noch selbst, was letztendlich eingereicht wird“, sagt Jacques. Er überprüft nicht mehr alle zwanzig Qualifikationsfragen manuell. „‚Gut genug‘ ist eigentlich eine Untertreibung. Sie sind einfach gut.“

Quellenangaben spielen eine wichtige Rolle beim Aufbau dieses Vertrauens. Die Teammitglieder können sofort erkennen, woher eine Antwort stammt: aus welcher früheren Ausschreibung und in welchem Kontext. Manchmal Brainial eine Antwort ohne Quellenangabe, beispielsweise wenn in der Wissensdatenbank kein vergleichbarer Präzedenzfall vorhanden ist. Die Plattform weist auch deutlich darauf hin, sodass das Team erkennen kann, wann eine zusätzliche manuelle Überprüfung erforderlich ist.

Weniger Stress, mehr Konzentration

Für Jacques besteht die größte Veränderung darin, wie das Team nun an Ausschreibungen herangeht. „Eine Ausschreibung bedeutet viel Arbeit und viel Aufwand“, sagt er. „Viele Kollegen sind erleichtert, dass Brainial sie Brainial dabei unterstützt.“ Der Einstieg in eine Ausschreibung erscheint nun viel weniger einschüchternd, da die Vorbereitungsphase weitaus weniger Aufwand erfordert.

Die Zeit, die zuvor damit verbracht wurde, Dokumentationen zu durchforsten und alte Antworten hervorzukramen, wird nun in die Erstellung überzeugenderer Angebote investiert. Mehr Zeit für den Inhalt. Mehr Zeit für das, was ein erfolgreiches Angebot wirklich auszeichnet. Auch Jacques betrachtet Brainial nicht Brainial fertiges Produkt. Jeden Monat kommen neue Funktionen hinzu, und jeden Monat entdeckt das Team eine weitere Möglichkeit, seinen Ausschreibungsprozess zu verbessern.

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Falls die Zielgruppe Brainial hauptsächlich im Vereinigten Königreich ansässig ist, kann ich den Text auch ins britische Englisch lokalisieren (z. B. Ausschreibungsunterlagen, Angebotsteam, Programm, während, Organisation usw.), um einen noch authentischeren Eindruck zu vermitteln.

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