Bleiben Sie auf dem Laufenden und lernen Sie von Experten für Angebots- und Ausschreibungsmanagement. Dies ist das erste Interview in einer Reihe von Interviews mit Experten. Viel Spaß beim Lesen.
Roelf ist seit 2012 Senior Bid Manager und Inhaber von Smart Tenders. Er unterstützt Unternehmen bei der erfolgreichen Teilnahme an europäischen Ausschreibungen und bei der Erstellung erfolgreicher Angebote und Offerten. Roelf ist Autor des Buches "Aanbestedingen winnen - Handboek voor het MKB" (übersetzt "Winning tenders - Handbook for SMEs"). Zuvor war Roelf mehr als 10 Jahre lang bei Sogeti als Angebotsmanager tätig. Er ist regelmäßig Gastdozent an der Hanze University of Applied Sciences Groningen und an der Hogeschool van Amsterdam für eine Vorlesung über Angebotsmanagement. Er hat zahlreiche Ausschreibungen durchgeführt und kontinuierlich zur Verbesserung des Ausschreibungsverfahrens beigetragen. Roelf schloss 1984 sein Studium an der Universität Groningen als Neerlandicus (frei übersetzt als Experte für die niederländische Sprache und Literatur) ab. Neben seiner Arbeit als Angebotsmanager gab er Kurse in Rechtschreibung, Grammatik und Schreibstil für Fachleute, Kundenbetreuer und Sekretariate.
Roelf und Brainial sind miteinander in Kontakt gekommen und haben eine Gemeinsamkeit: Wir helfen Organisationen, Ausschreibungen zu gewinnen. Von Zeit zu Zeit organisieren wir eine Wissenssession, in der Brainial seine neuesten Softwareentwicklungen mit Roelf teilt und Roelf Brainial Tipps und Feedback gibt. Roelf ist ein kreativer Denker und genießt es, an den Entwicklungen teilzuhaben, die wir durchlaufen. Mittlerweile ist das Buch von Roelf obligatorisch und Teil des Onboarding-Programms, wenn man bei Brainial anfängt.
"Roelfs Buch ist mittlerweile Pflichtlektüre und Teil des Onboarding-Programms, wenn man bei Brainial einsteigt."
Ich habe den Beruf in der Praxis gelernt. Im Jahr 2000 wurde ich im Namen von Sogeti zum SFB (dem heutigen Cordares) abgeordnet. Das war zu der Zeit, als das UWV gegründet wurde. Die SBB musste ein Angebot für eine der Kernanwendungen des UWV erstellen. Zu diesem Zweck stellten sie mich als "technischen Redakteur" ein. Das war tatsächlich mein erster Job als Angebotsverantwortlicher. Danach war ich noch häufiger in verschiedene Ausschreibungsprozesse der SBB involviert. Als bei Sogeti eine interne Stelle für Angebotsmanager frei wurde, bewarb ich mich und wurde Angebotsmanager. Bei Sogeti erstellten wir mit mehreren Personen rund 2'500 Offerten und Ausschreibungen pro Jahr. Mit meinem Hintergrund als "Neerlandicus" war ich sehr gut darin, langweilige Texte von IKT-Fachleuten so zu redigieren, dass attraktive und leicht lesbare Angebote dabei herauskamen. Aber natürlich musste ich mich auch mit allen Verfahren befassen, um ein Angebot intern genehmigen zu lassen. Ein großes Angebot macht man ja nicht allein hinter seinem Bildschirm, sondern mit einem ganzen Team. Das muss man wirklich gut managen. Man muss sich darüber einigen, was man genau anbieten will, wie man es durchführen will, wie hoch der Preis sein soll, und man muss auch die Zustimmung der Rechtsabteilung und des Business Risk Management einholen. Schließlich müssen Sie gemeinsam mit dem Kundenbetreuer das Angebot der Geschäftsleitung vorstellen.
Sie haben eine ideale Vorbereitung, wenn Sie schon lange im Voraus wissen, dass eine Angebotsanfrage oder eine Ausschreibung ansteht. Das weiß man, wenn der Kundenbetreuer seine Arbeit gut gemacht hat. Wenn Sie das im Voraus wissen, haben Sie auch Zeit, mit dem Kunden zu sprechen und mehr darüber zu erfahren, was der Kunde für wichtig hält. Sie haben auch die Möglichkeit, die Bewerbung zu beeinflussen und dafür zu sorgen, dass in der Bewerbung Fragen gestellt werden, die es Ihnen ermöglichen, ein einzigartiges oder unverwechselbares Angebot zu machen. Es kommt jedoch immer noch häufig vor, dass eine Bewerbung sehr überraschend und unerwartet auftaucht oder dass Sie auf TenderNed eine Ausschreibung von einem Kunden finden, zu dem Sie noch keine Beziehung haben. In diesem Fall müssen Sie sich mit den Angaben in den Unterlagen und mit allen Informationen befassen, die Sie über die Website oder andere Informationsquellen erhalten können. Normalerweise dürfen Sie sich in dieser Phase nicht mehr informell mit dem Kunden beraten, sondern die Kommunikation ist öffentlich und schriftlich, so dass alle Ihre Mitbewerber Zugang zu denselben Informationen haben. In den Ausschreibungsunterlagen finden Sie Informationen über den Auftraggeber, eine Beschreibung des Auftrags, eine Erläuterung des Verfahrens, die Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, die Referenzen, über die Sie verfügen müssen, und die Zuschlagskriterien. Ausgehend von der Situation, dass Sie es mit einem "kalten" Kunden zu tun haben, lesen Sie mit Ihrem Team die Ausschreibungsunterlagen sehr sorgfältig durch und machen eine Bestandsaufnahme, ob Sie alle Anforderungen erfüllen können. Wenn Sie die Anforderungen nicht erfüllen können, haben Sie 3 Möglichkeiten: aufhören, die Anforderungen in der Fragerunde in Frage stellen oder einen Subunternehmer oder Partner beauftragen, der die Anforderungen erfüllt.
"Sie haben eine ideale Vorbereitung, wenn Sie schon lange im Voraus wissen, dass eine Angebotsanfrage oder eine Ausschreibung ansteht.
Die Anforderungen sind sehr digital: entweder Sie erfüllen sie oder nicht. Mit den Anforderungen können Sie keine Punkte sammeln. Sie können das Angebot nur gewinnen, wenn Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Je besser und überzeugender Ihre Antworten auf die Zuschlagskriterien sind, desto höher kann Ihr Preis sein. Die Kunst besteht also darin, die qualitativen Aspekte Ihres Angebots so klar wie möglich zu beschreiben und deutlich zu machen, worin der Vorteil für den Kunden besteht. Und natürlich muss das Angebot zu einem angemessenen Preis gemacht werden. Eine Ausschreibung ist in der Regel mit sehr viel Arbeit verbunden. Wenn man das als Investition sieht, muss man auch eine Art Business Case erstellen und prüfen, ob diese Investition gerechtfertigt ist. Dabei muss man im Voraus abschätzen, wie wahrscheinlich es ist, dass man den Zuschlag erhält. man kann mehr gewinnen, wenn man weniger anbietet. Aber dann muss man die richtigen Entscheidungen für die Ausschreibungen treffen, an denen man teilnimmt oder nicht. Viele Unternehmen tun immer noch viel zu wenig, um eine Ausschreibung sorgfältig zu qualifizieren.
Es gibt viele Wege, ein Angebot zu verlieren, und nur sehr wenige Wege, ein Angebot zu gewinnen. Die wichtigste Regel ist, dass Sie das anbieten müssen, wonach gefragt wird. Es gibt nur sehr wenige Angebote, bei denen eine offene Frage nach der besten Lösung für das Problem eines Kunden gestellt wird und bei denen Sie als Anbieter eine wirklich kreative Lösung vorschlagen können. Ein fataler Fehler ist, wenn Sie ein bedingtes Angebot machen. Dieses wird ungelesen beiseite gelegt, egal wie vernünftig Ihre Bedingung auch sein mag.
Angebote, die nicht für den Kunden geschrieben sind und die nicht auf das Problem des Kunden oder den Nutzen für den Kunden eingehen, sind oft auch ziemlich aussichtslos. Ganz schlimm ist es natürlich, wenn man den größten Teil eines alten Angebots kopiert und versehentlich den Namen des ursprünglichen Kunden darin stehen lässt. Es kann alle möglichen Beschränkungen für das Format geben, z. B. eine vorgeschriebene Schriftart und -größe und einen Zeilenabstand und/oder eine maximale Seitenzahl.
Die Angebote werden in einer bestimmten Reihenfolge beurteilt. Zunächst wird die formale Seite des Angebots geprüft: Ist es vollständig und wurden alle erforderlichen Unterlagen mitgeschickt? Wenn nicht, ist das Angebot ungültig. Dann werden die Anforderungen geprüft. Dann werden die Referenzen geprüft. Wenn etwas nicht in Ordnung ist, werden Sie ausgeschlossen. Erst dann wird die Antwort auf die Zuschlagskriterien und der Preis geprüft.
Ausschreibungen werden immer zum besten Preis-Qualitäts-Verhältnis gewonnen. Wie dieses berechnet wird, ist im Ausschreibungsleitfaden ausführlich erläutert. Es ist wichtig, dass Sie sich genau ansehen, wie die Formel funktioniert. Es ist nicht immer fifty-fifty. Es gibt Ausschreibungen, bei denen der Preis sehr stark ins Gewicht fällt, und andere, bei denen die Qualität das Wichtigste ist. Manchmal ist es also ratsam, kein Angebot abzugeben. Wenn Sie z. B. eine ausgezeichnete Qualität liefern und gute Garantien geben, wird Ihr Preis in der Regel gleich hoch sein. In diesem Fall ist es nicht ratsam, sich an einer Ausschreibung zu beteiligen, bei der das Verhältnis zwischen Preis und Qualität 80/20 beträgt. Außerdem gewinnt in der Regel derjenige, der auf die gestellten Fragen eine sehr präzise Antwort gibt. Wenn Sie den Zuschlag erhalten wollen, ist es daher äußerst wichtig, die Unterlagen gründlich zu lesen und die richtigen Fragen zu stellen, wenn sie unklar sind. Viele Ausschreibungen gehen verloren, weil der Bieter keine Fragen stellt, weil er glaubt, seine Konkurrenten auf eine bestimmte Fährte zu locken, dumm zu erscheinen oder die Beziehung zum Bieter zu beschädigen. Dies sind alles falsche Gründe. Sie schreiben Ihr Angebot auf der Grundlage Ihrer Stärken, aber Sie müssen eine klare Vorstellung davon haben, was der Bieter genau verlangt oder was der Hintergrund seines Problems ist.
"Die größte Herausforderung besteht darin, genau zu wissen, was der Kunde will."
Die größte Herausforderung besteht darin, genau zu wissen, was der Kunde will und was unter Qualität zu verstehen ist. Deshalb ist diese Vorbereitung so wichtig. Je mehr Sie über den Kunden wissen, desto besser können Sie bei den Qualitätsfragen punkten. Deshalb ist es auch wichtig zu wissen, wer im Bewertungsausschuss sitzt. Normalerweise erfährt man nicht die Namen, aber man erfährt die Positionen dieser Personen. Dann ist es gut zu wissen, was jemand in dieser Position für wichtig hält und wann Sie in dieser Rolle erfolgreich sind. Daraus können Sie vielleicht ableiten, welche Qualitätsaspekte Sie in Ihre Antwort aufnehmen sollten. Es gibt immer subjektive Elemente in einer Ausschreibung. Eine zweite Herausforderung besteht darin, den Nutzen für den Kunden zu formulieren. Viele Bieter beschränken ihr Angebot auf das "Was" und das "Wie", lassen aber das "Warum" weg. Die Frage nach dem "Warum" ist jedoch die wichtigste Frage des gesamten Angebots. Warum ist dies das Beste? Warum hilft es Ihrem Kunden am meisten? Warum bietet diese Lösung den größten Zusatznutzen? Wenn Sie diese Warum-Fragen beantworten können, zeigen Sie auch, dass Sie das Problem oder die Herausforderung des Kunden gut verstehen. Vielen Anbietern fällt es schwer, dies in Worte zu fassen.
Infolge des Best Value Procurement, das 2010 in den Niederlanden eingeführt wurde, sehen Sie, dass der Umfang der Antworten immer mehr eingeschränkt wird und dass die Nachfrage nach aussagekräftigen Informationen steigt. Dominante Informationen beruhen hauptsächlich auf Zahlen oder "Metriken", die etwas über Ihre Leistung aussagen. Das bedeutet, dass die Antworten SMART sein müssen: spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und zeitgebunden. Ein weiterer Trend ist, dass verschiedene Nachhaltigkeitskriterien eine immer wichtigere Rolle bei den Anforderungen und Wünschen spielen. Denken Sie an Umwelt und Klima, Kreislaufwirtschaft und biobasiert, soziale Rendite und internationale soziale Bedingungen. Die Transparenz über die Herkunft Ihrer Produkte wird sehr wichtig.
"Die Software vonBrainialkann Ihnen helfen, die Ausschreibungsunterlagen effizient zu analysieren und schnell festzustellen, ob es sinnvoll ist, an einer Ausschreibung teilzunehmen."
Der Beruf wird es auch bleiben. Schließlich ist es nach wie vor wichtig, sein Angebot auf den Kunden zuzuschneiden. Aber ich erwarte auch etwas von Brainial. Die Software von Brainialkann Ihnen helfen, die Ausschreibungsunterlagen effizient zu analysieren und schnell festzustellen, ob es sinnvoll ist, an einer Ausschreibung teilzunehmen. Ich erwarte, dass mit der Weiterentwicklung der Software immer mehr Texte zur Beantwortung von Ausschreibungen generiert werden können. Dennoch glaube ich, dass dieser menschliche Eingriff bei der Beantwortung von Ausschreibungen unvermeidlich ist. Irgendwie wollen auch die Bewerter angenehm überrascht werden. Ausschreibungen bleiben menschliche Arbeit, bei der subjektive Elemente eine Rolle spielen, und das Angebot muss zeigen, dass man sich in den Kunden eingefühlt hat. So sehr die Bieter auch betonen, dass sie objektiv bewerten, dass Kennzahlen ausschlaggebend sind und dass die Antworten SMART sein müssen, bleiben sie doch empfänglich für das bisschen Wärme und Verständnis, das Sie in den Text einbringen.
Möchten Sie weitere Tipps lesen und sind Sie neugierig auf Roelfs Buch? Sein Buch "Aanbestedingen winnen - Handboek voor het MKB" können Sie über diesen Link bestellen: https://smarttenders.nl/aanbestedingen-winnen
