Nach vielen Gesprächen mit Angebots- und Ausschreibungsmanagern aus verschiedenen Branchen und Regionen fallen ein paar bemerkenswerte Dinge auf. In der Welt der Ausschreibungen herrscht derzeit ein großer Druck. In Anbetracht der aktuellen Situation sollte man meinen, dass ein Rückgang offensichtlich wäre, aber nichts ist weiter von der Wahrheit entfernt. Die Verantwortlichen für Ausschreibungen haben alle Hände voll zu tun, um ihre Angebote zu leiten, zu schreiben und einzureichen, und das alles unter massivem Zeitdruck.
In der hektischen Zeit der Beantwortung von Ausschreibungen stoßen die meisten Tender Manager auf eine Reihe von Problemen, von denen wir oft hören. Zunächst einmal bleibt es eine zeitraubende Arbeit mit vielen manuellen und sich wiederholenden Aufgaben. Immer wieder das Gleiche zu tun, lässt Wissensarbeiter nicht über sich hinauswachsen und ermöglicht es ihnen nicht, wieder kreativ zu sein und ihr Fachwissen und ihre Kenntnisse voll auszuschöpfen. Außerdem dauert es sehr lange, bis eine Entscheidung für oder gegen ein Angebot getroffen wird. Vor allem in größeren Organisationen sind viele verschiedene Interessen beteiligt, was den Prozess verlangsamt. Wir von Brainial glauben, dass es hilfreich sein kann, eine Ausschreibung objektiv zu betrachten und sich von uns mit datengestützten Erkenntnissen unterstützen zu lassen.
Ausschreibungen werden ausschließlich von Menschen durchgeführt, so dass es möglich ist, dass Risiken und andere wichtige Elemente übersehen werden, mit allen damit verbundenen Konsequenzen. Die Tatsache, dass die Arbeit von Menschen gemacht wird, macht sich besonders bemerkbar, wenn uns ein Stapel von Dokumenten übergeben wird. Und selbst wenn man mit einer klaren Ordnerstruktur arbeitet, bleibt es schwierig, bestimmte (historische) Ausschreibungsinformationen zu finden. Die Taste 'ctrl + f' ist der beste Freund bei der Suche, aber nicht jeder findet sie so effektiv. Brainial ist der Meinung, dass dies mit den heutigen technischen Möglichkeiten viel intelligenter gemacht werden kann. So ist es beispielsweise möglich, im Kontext aller Dokumente gleichzeitig nach Synonymen bekannter Themen wie Nachhaltigkeit oder Kreislaufwirtschaft zu suchen.
Viele Ausschreibungsmanager wissen, dass es viel Zeit kostet, herauszufinden, was für den Auftraggeber relevant ist. Es ist viel Schreibtischarbeit bei Google erforderlich, bevor man sich ein vollständiges Bild von dem betreffenden öffentlichen Auftraggeber machen kann. Nehmen Sie die beiden bereits erwähnten Themen Nachhaltigkeit und Kreislaufwirtschaft, die beide viel darüber aussagen können, worauf Sie sich in Ihrer Ausschreibung konzentrieren sollten. Sie könnten dies herausfinden, indem Sie die Leitbilddokumente und Jahrespläne im Internet manuell durchgehen.
Ausschreibungen sind eine einmalige Übung mit geringem oder gar keinem Lerneffekt, wie wir kürzlich festgestellt haben. Nachdem wir diese Herausforderungen entdeckt haben, ist Brainial davon überzeugt, dass diese Probleme auf intelligentere Weise gelöst werden können. Von der automatischen Generierung von Leselisten und Angebotsblättern bis hin zur Generierung von organisationsspezifischen Points of Interest - es ist machbar. Es besteht ein Bedarf an einem innovativen digitalen Prozess, der eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht und Wissen sicherstellt.
In den Gesprächen mit den Ausschreibungsleitern kommt oft zur Sprache, dass die Beibehaltung des Teams ein wichtiger Aspekt ist. Sie fürchten das Ausscheiden direkter Kollegen und den Verlust ihres Wissens und ihrer Erfahrung aus der Organisation. Brainial sorgt dafür, dass ein Teil des Wissens in Modellen festgehalten wird. Auf diese Weise wird ein Teil des Wissens gesichert, und neue Mitarbeiter können schneller in das Unternehmen integriert werden.
Die oben genannten Probleme, mit denen sich Ausschreibungsmanager konfrontiert sehen, waren die Grundlage für Brainial. Möchten Sie mehr wissen oder haben Sie andere Probleme? Bitte kontaktieren Sie uns.
