Wer schon einmal mit der Beantwortung von Ausschreibungen zu tun hatte, weiß, dass dies ein zeitraubender Prozess ist, der viele manuelle und sich wiederholende Aufgaben unter hohem Zeitdruck beinhaltet. Riesige Textmengen müssen gelesen und analysiert werden, bevor mit der Beantwortung der Fragen begonnen werden kann.
Auch hat man nicht immer ein klares Bild vom Auftraggeber und "der Frage hinter der Frage", vor allem, wenn man vor der Veröffentlichung der Ausschreibung kaum oder gar nicht mit dem Auftraggeber im Gespräch war. Wie kann das Ausschreibungsteam die große Menge an Informationen und den Zeitdruck bewältigen und gleichzeitig die Antwort auf die Ausschreibung kundenorientierter gestalten?
Es ist nicht immer möglich, mit dem Kunden ein Gespräch zu führen, bevor die Ausschreibung veröffentlicht wird. Eine der Möglichkeiten, einen kundenorientierten Ansatz zu gewährleisten, besteht darin, Zeit zu gewinnen. Diese Zeitersparnis kann durch den Einsatz von KI-Technologien zur Automatisierung einfacher und sich wiederholender Aufgaben erreicht werden. So können beispielsweise Ausschreibungsunterlagen automatisch empfangen und analysiert werden. Dadurch bleibt den Angebots- und Ausschreibungsmanagern mehr Zeit, um ihr Fachwissen und ihre Erfahrung voll auszuschöpfen. Dies gewährleistet einen kundenorientierteren Ansatz und erhöht die Chancen, die Ausschreibung zu gewinnen.
Eine weitere Möglichkeit, Ausschreibungen kundenorientierter zu beantworten, besteht darin, mehr Einblicke und Informationen zu erhalten. Viele Ausschreibungen werden nicht nur durch das korrekte Ausfüllen der harten Anforderungen gewonnen, sondern es spielen auch weiche Gewichtungsfaktoren eine Rolle. Die Ausschreibungsunterlagen enthalten viele Informationen, geben aber oft kein vollständiges Bild ab. KI kann helfen, indem sie automatisch stakeholder, Umfeld-, Wettbewerbs- und Themenanalysen durchführt, um eine bessere Kundensicht zu schaffen. Sie kann auch dabei helfen, ein Profil mit Informationen über den Kunden, relevante Themen und Themen im entsprechenden Kontext auf der Grundlage von Daten aus verschiedenen öffentlichen Quellen zu erstellen. Dies ermöglicht einen besseren Einblick in die Frage hinter der Frage und relevante Erkenntnisse über die beteiligten Interessengruppen, den Wettbewerb und das Umfeld. Dies führt zu einer qualitativ besseren Antwort auf die Ausschreibung.
Durch die automatische Anreicherung relevanter Informationen und die Gewinnung von Erkenntnissen kann sichergestellt werden, dass die Antwort auf die Frage des Kunden so genau wie möglich auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und in einer Art und Weise verfasst wird, die den Kunden anspricht. In der Praxis sehen wir, dass durch den Einsatz von KI 50 % weniger Zeit für die Analyse von Angeboten und die Durchführung von Recherchen aufgewendet werden muss, um mehr über den Kunden zu erfahren".
Dieser Artikel wurde für CustomerFirst! geschrieben und veröffentlicht. Den Originalartikel finden Sie hier (Artikel auf Niederländisch).
