Heijmans: Mit Brainial vom zarten Chaos zur Klarheit

Von regionalen Projekten bis hin zu komplexen nationalen Aufträgen: Bei einem erfolgreichen Akteur wie dem Bauunternehmen Heijmans steht der Ausschreibungsprozess nie still. Erfolgreich, ja - aber auch gefüllt mit Stapeln von Dokumenten, unzähligen Sitzungen und endlosen Excel-Tabellen.

"Manchmal gehe ich abends noch die Akten durch, nur um sicherzugehen, dass ich nichts übersehen habe", sagt Stefvan Breed, Abteilungsleiter bei Heijmans Infra in der Region Nordwest.

Er erzählt, wie sich sein Team von manueller Arbeit und verstreuten Ansätzen verabschiedet hat. Und wie Brainial nun Ruhe, Struktur und Fokus in einen Prozess bringt, der nie stillsteht. "Plötzlich wird einem klar: So muss es nicht mehr sein."

Manuelle Arbeit und fragmentierte Informationen

Heijmans ist im niederländischen Bausektor seit mehr als hundert Jahren ein vertrauter Name. Doch bis vor kurzem war der Ausschreibungsprozess noch mit viel Handarbeit verbunden, erklärt Stefvan. "Die Angebote kamen über TenderNed herein. Wir haben sie von Anfang bis Ende gelesen und eine Zusammenfassung erstellt, während wir nach den richtigen Dokumenten suchten.

Jede Region hatte auch ihre eigene Arbeitsweise. "Ich hatte eine E-Mail-Vorlage mit Fragen, während andere mit Excel-Dateien arbeiteten. Es gab keinen einheitlichen Ansatz, was bedeutete, dass die Informationen verstreut waren und das Wissen nur schwer abgerufen werden konnte. Die Dateien waren entweder in Ordnern vergraben oder separat gespeichert. Und wenn man einen Kollegen auf den neuesten Stand bringen wollte, musste man oft ganz von vorne anfangen.

Ordnung ins Chaos bringen  

Durch Paul Jezeer, der früher bei Heijmans gearbeitet hat und jetzt Teil des Brainial ist, ist Stefvan zum ersten Mal auf Brainial gestoßen.

"Er erzählte mir von einer Demo, an der er teilgenommen hatte, über ein System, das gleich zu Beginn des Ausschreibungsverfahrens Klarheit schafft. Mir war sofort klar, dass wir so etwas auch brauchen. Es würde uns enorm viel Zeit ersparen. Vor allem aber würde es uns ermöglichen, zu einer einheitlichen Arbeitsweise überzugehen, bei der alles an einem Ort zugänglich ist."

Verdientes Vertrauen

Da Paul sowohl Brainial als auch Heijmans in- und auswendig kennt, verlief die Implementierung reibungslos. Dennoch hat Stefvans Team anfangs viel Doppelarbeit geleistet. "Das Tool musste sich erst noch in der Praxis bewähren. Aber wir haben schnell gesehen, wie gut die KI funktioniert."

Heute hat Stefvan volles Vertrauen in das System: "Morgens öffne ich meinen Tender Alert, scanne alle relevanten Ausschreibungen und konzentriere mich nur auf die Ausnahmen."

Nicht alle waren anfangs überzeugt. "Vor allem die Kollegen, die an ihren gewohnten Excel-Methoden festhielten, brauchten Zeit, um sich umzustellen. Aber ich übernehme gerne die Führung, und jetzt nutzen auch sie das Tool mit vollem Vertrauen."

Effizientes Arbeiten, weniger Nachtschichten

Mittlerweile nutzt Heijmans Brainial nicht nur für das anfängliche Scannen, sondern auch für das Schreiben von Angebote mit dem Angebote Writer und das Abrufen von spezifischen Ausschreibungsanforderungen über den Tender Chat. "Man stellt eine Frage und erhält sofort das richtige Dokument, in dem der richtige Absatz hervorgehoben ist.

"Alles, was ich bereits überprüft habe, ist auch für andere sichtbar. Das ist sehr nützlich. So muss man nicht jedes Mal das Rad neu erfinden oder doppelte Arbeit leisten. So muss ich meine Abende nicht mehr damit verbringen, Ausschreibungen und Akten zu prüfen: Ich kann beruhigt nach Hause gehen. Durch diese Effizienz habe ich Zeit, mich auf andere wichtige Dinge zu konzentrieren", sagt Stefvan.

Zusammenarbeit mit Brainial

Stefvan ist nicht nur von der Software selbst, sondern auch von der Zusammenarbeit mit Brainial begeistert. "Wir haben monatliche Meetings, und über die Feedback-Funktion können alle Nutzer ihren Beitrag leisten. Außerdem haben wir die Möglichkeit, aktiv Ideen für neue Funktionen einzubringen."

Die Tatsache, dass Brainial so gut auf den Ausschreibungsprozess abgestimmt ist, macht laut Stefvan einen großen Unterschied. "Es ist kein allgemeines System, sondern folgt wirklich unserer Arbeitsweise. Und weil Paul unsere Praxis kennt, können wir schnell handeln.

Ruhe, Raum und Klarheit

"Dank Brainial habe ich jetzt viel mehr Ruhe, Freiraum und Klarheit bei meiner Arbeit. Ich muss mir nicht mehr alles selbst merken, was mir die Freiheit gibt, mich wieder voll auf Inhalte und Strategie zu konzentrieren."

Möchten Sie mehr Ruhe, Raum und Klarheit in Ihren eigenen Ausschreibungsprozess bringen? Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo und sehen Sie selbst, wie Brainial's ausschreibungsspezifische KI Ihr Team support kann.

‍

‍