Brainial bringt Struktur und Effizienz in den Ausschreibungsprozess der AFAS

Die Verbesserung der Geschwindigkeit und der Struktur des Ausschreibungsverfahrens war eine klare Priorität für AFAS. "Seit diesem Jahr arbeiten wir in einer Vier-Tage-Woche, was bedeutet, dass wir 20 % weniger Zeit für die Bearbeitung der gleichen Anzahl von Ausschreibungen benötigen", sagt Rik Klaver, Sales Manager Public Sector bei AFAS. "Analysen dauerten länger als nötig, es blieb wenig Raum für strategische und inhaltliche Entscheidungen, und das Team musste ständig zwischen verschiedenen Dokumenten und Systemen wechseln." Es musste sich etwas ändern.

Zeit, mit dem Quatsch aufzuhören

AFAS brauchte einen Weg, um schnellere Einblicke in interne Dokumente zu erhalten, effizienter zu analysieren und Angebote pünktlich und fehlerfrei zu erstellen. "Auf der Suche nach einer Lösung sind wir auf Brainial gestoßen", erklärt Rik. "Als Softwareunternehmen sind wir es gewohnt, Prozesse zu automatisieren und setzen selbst bereits KI ein. Deshalb hat uns Brainial sofort angesprochen: Durch den Einsatz von Technologie, die alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenführt, erhält unser Team einen besseren Überblick und kann effizienter arbeiten."

Brainial verschaffte dem Team die nötige Transparenz und Kontrolle, um einen komplexen und zeitaufwändigen Prozess zu verwalten.

Wie Brainial den Unterschied machte

Gemeinsam mit Brainial brachte das AFAS-Team Schritt für Schritt Ordnung in den Ausschreibungsprozess. Statt einfach "einen Schalter umzulegen", gingen sie die Fragen an, die sie am meisten Zeit kosteten: Welche Ausschreibungen sind relevant, welche Dokumente gehören zu welchen Projekten, und wo liegen die Risiken oder die wichtigsten Punkte?

"Das Team traf klare Vereinbarungen darüber, wer welche Informationen sammelt, und strukturierte die Dokumente so, dass jeder in seiner eigenen Rolle genau das bekommt, was er braucht", sagt Rik. "Auf diese Weise behält jedes Teammitglied die Kontrolle, und wir haben nicht nur Klarheit gewonnen, sondern auch eine neue Art der Zusammenarbeit."

Vor der Einführung von Brainial musste das AFAS-Team ständig suchen, kopieren und einfügen, was es schwierig machte, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. "Mit Brainial haben wir jetzt einen zentralen Überblick, der es uns ermöglicht, viel schneller zu analysieren und uns auf den eigentlichen Inhalt zu konzentrieren", erklärt Rik. Innerhalb weniger Monate reduzierte AFAS die Analysezeit um 15-20%, verringerte die manuelle Arbeit und gewann mehr Zeit, um sich auf Qualität und Inhalt zu konzentrieren.

Kollaboration im Flug

Das eng zusammenarbeitende AFAS-Team arbeitet nun nach einem einheitlichen Konzept und nutzt Brainial als zentrale Quelle. "Jeder weiß, wo er suchen muss, welche Maßnahmen Priorität haben und wie Dokumente und Analysen zusammenkommen. Wir haben uns intern darauf geeinigt, dass alle nach der gleichen Methodik arbeiten. Das gibt Struktur und Sicherheit", erklärt Rik.

"Das Tolle ist, dass das AFAS-Team aktiv Ideen einbringt, wie wir den Ausschreibungsprozess noch reibungsloser gestalten können", sagt Fedor Klinkenberg, Mitbegründer von Brainial. "Denken Sie an automatisierte Aufgabenzuweisungen oder intelligente Integrationen mit ihren Systemen, so dass jeder genau weiß, was zu tun ist, und weniger Zeit mit dem Suchen oder Herausfinden von Dingen verbringt."

Der nächste Schritt im Ausschreibungsmanagement

Dank der Zusammenarbeit mit Brainial verwaltet AFAS seinen Ausschreibungsprozess jetzt noch klarer und effizienter. Dokumente, Maßnahmen und Planungen laufen in einem System zusammen und ermöglichen schnellere Analysen, pünktliche Angebote und eine stärkere Fokussierung auf Strategie und Wirkung.

"Im Idealfall können wir ein komplettes Dokument zusammenstellen und einreichen, einschließlich unserer Vorlagen und unseres Brandings", sagt Rik. "Der Schreibassistent unterstützt uns dabei und macht den Prozess viel effizienter."

Das Ergebnis: ein wirklich überschaubarer Ausschreibungsprozess, reibungslosere Arbeitsabläufe und mehr Zeit für das, was wirklich wichtig ist - Qualität, Einblicke und strategische Wirkung.

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