Eine Ausschreibung in einem halben Tag? Bei der Lelie Zorggroep ist das möglich.

Eine Ausschreibung in einem halben Tag? Die Lelie Zorggroep schafft das mit Brainial.

Als Regionalberater bei der Lelie Zorggroep, einer Pflegeorganisation, die in den gesamten Niederlanden häusliche Pflege, Pflegeheimversorgung und ambulante Betreuung anbietet, gehören Ausschreibungen zum Alltag. Denn für jeden neuen Pflegevertrag mit einer Gemeinde oder einer Pflegeverwaltungsstelle muss ein vollständiges Angebot auf dem Tisch liegen. Viel Arbeit, viele Dokumente und wenig Spielraum für Fehler.

Martine Dekker, Regionalberaterin bei der Lelie Zorggroep, kannte diese Arbeitsbelastung nur zu gut. Bis sie begann, mit dem Angebote von Brainial zu arbeiten. „Wo ich früher für einen einzigen Teil einer Ausschreibung manchmal schon einen ganzen Tag mit Recherchen, Interviews, Überarbeiten und der Einarbeitung von Feedback verbracht habe, schaffe ich das jetzt innerhalb eines halben Tages.“ In diesem Artikel erfährst du, wie Martine dabei vorgeht.

Viel Zeitaufwand bei der Suche nach den richtigen Anforderungen
Die Herausforderung bei Ausschreibungen liegt meist nicht nur im Verfassen des Angebots selbst, sondern auch in allem, was dem vorausgeht: herauszufinden, was der Auftraggeber genau verlangt, welche Anforderungen bestehen und was man auf keinen Fall übersehen darf. Ausschreibungsunterlagen sind oft umfangreich und komplex, sodass die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass man etwas übersieht.

Martine: „Man möchte sichergehen, dass man keine Anforderungen übersieht. Diese Recherche hat mich immer viel Zeit gekostet. Als ich vom Angebote von Brainial hörte, habe ich beschlossen, ihn sofort auszuprobieren. Das Tool liest Ausschreibungsunterlagen automatisch aus, extrahiert alle relevanten Anforderungen und erstellt auf der Grundlage früherer Projekte und vorhandener Wissensdokumente einen Angebotsentwurf. Dadurch muss ich mich nicht mehr selbst durch Stapel von Dokumenten wühlen, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet.“

So erstellt Martine einen neuen Antrag auf
Wie funktioniert der Angebote genau? Martine erklärt es: „Sobald ich die Ausschreibungsunterlagen hochlade, extrahiert Brainial alle relevanten Anforderungen und Antworten aus früheren Projekten. Innerhalb kurzer Zeit steht bereits eine erste Version bereit. Alle Quellen sind sichtbar, sodass ich genau sehen kann, woher jede Antwort stammt und ob sie noch zutrifft. Das gibt mir viel Vertrauen.“

Auf dieser Grundlage baut sie weiter auf, verleiht dem Entwurf eine persönliche Note und gestaltet ihn im Einklang mit dem Corporate Design und der Strategie der Lelie Zorggroep. „Die Hauptarbeit ist bereits erledigt, ich muss nur noch nachbessern und den Entwurf fertigstellen. Dadurch spare ich Zeit und habe einen besseren Überblick über den Prozess.“

Der Unterschied? Aus mehreren Tagen wurden nur noch wenige Stunden
Heute sieht Martines Arbeitstag ganz anders aus. „Früher habe ich morgens mit einem Ausschreibungstext begonnen und war am Ende des Tages immer noch damit beschäftigt“, erzählt Martine. „Dann saß ich stundenlang da, habe Dokumente durchgesehen, Anforderungen zusammengetragen und alles von Hand aufgeschrieben. So war es eben üblich.“

Auch schneller von der Anfrage zum Angebot?
Für Martine ist klar, was Brainial : weniger Suchaufwand, mehr Übersicht und mehr Zeit für den Inhalt. Brainial eine KI-Plattform, die speziell für das Ausschreibungsmanagement entwickelt wurde und den gesamten Angebotszyklus unterstützt. Der Angebote ist eine feature der Plattform, die die zeitaufwändige Recherche- und Schreibarbeit rund um Ausschreibungen automatisiert, sodass sich das Team auf den Inhalt, die Qualität und die Strategie des Angebots konzentrieren kann, anstatt nach Anforderungen zu suchen.

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