KI in der Ausschreibungsarbeit: Wie Ausschreibungsteams wieder zu strategischem Denken zurückfinden können

Ausschreibungen sind für viele Bauunternehmen ein notwendiges Übel. Der Prozess ist zeitaufwendig, komplex und voller sich wiederholender Aufgaben. Stundenlanges Blättern in Dokumenten, Kopieren von Texten, Überprüfen von Informationen – und das alles unter enormem Zeitdruck. Fedor Klinkenberg kennt diese Welt aus eigener Erfahrung. Er sammelte seine Erfahrungen bei einem Softwareunternehmen, wo er miterlebte, wie Wissen verloren ging und sich Fehler immer wiederholten. Da beschloss er, dass sich etwas ändern musste.

Fedor Klinkenberg – CEO von Brainial ist davon angetrieben, komplexe Probleme zu lösen und intelligente, praktische Lösungen zu entwickeln. Jahrelang war er selbst in Ausschreibungsprozessen tätig und hat am eigenen Leib erfahren, wie repetitiv, fragmentiert und zeitaufwendig diese Arbeit sein kann. Diese Erfahrung bildete die Grundlage für sein Ziel: ein Tool zu entwickeln, das den gesamten Prozess unterstützt, ohne denjenigen die Kontrolle zu entziehen, die sich mit Ausschreibungen wirklich auskennen.

Gemeinsam mit Taco Hiddink, der über langjährige Erfahrung in den Bereichen KI und Big Data verfügt, machte sich Klinkenberg daran, eine Plattform zu entwickeln, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Qualität der Entscheidungsfindung verbessert. „Unser Ziel ist es, dass sich die Ausschreibungsteams auf Strategie und Kreativität konzentrieren können“, sagt Klinkenberg.

In welchem Moment hast du gedacht: Das muss sich wirklich ändern?

„Es war kein einzelner Moment, sondern eine Anhäufung von Frustrationen. Die Ausschreibungsteams verloren enorm viel Zeit damit, sich durch Dokumente zu wühlen und alte Texte abzuschreiben, obwohl es doch eigentlich ihre strategischen Erkenntnisse und ihre Erfahrung sind, die einen Mehrwert schaffen. Zunächst dachte ich: Das gehört einfach zum Job dazu, so läuft das im Bauwesen nun einmal.

Doch als ich sah, wie viel Wissen immer wieder neu aufgebaut wurde – nur um dann wieder zu verschwinden –, begann mich das zu stören. Ausschreibung für Ausschreibung arbeiteten wir uns durch weitgehend denselben Berg an Fragen und Themen, und jedes Mal mussten wir wieder ganz von vorne anfangen. Das kam mir wie ein Systemfehler vor.

Also habe ich angefangen, mit Leuten aus meinem Netzwerk zu sprechen, und Interviews mit über 100 Ausschreibungs- und Angebotsmanagern in den ganzen Niederlanden geführt. Alle hatten mit demselben Problem zu kämpfen. Das war die Bestätigung: Es liegt nicht an den Menschen, sondern an der Arbeitsweise. Und es muss doch einen intelligenteren Weg geben, diesen Prozess zu organisieren.“

Wie bist du zur künstlichen Intelligenz gekommen?

„Als wir uns mit dem Ausschreibungsverfahren befassten, traf ich Taco Hiddink, einen data scientist jahrzehntelanger Erfahrung im Bereich des maschinellen Lernens. Er verstand sofort, was ich meinte: Wir verfügen über eine wahre Fundgrube an Wissen, doch in der Baubranche ist dieses Wissen fragmentiert und unzugänglich.“

Bis dahin konnten Computer Dokumente zwar lesen, aber nicht interpretieren. Die KI hat dies grundlegend verändert. Mithilfe natural language processing Brainial Texte so analysieren, wie es Menschen tun: indem es Bedeutungen erkennt, Zusammenhänge identifiziert und Prioritäten versteht. Dadurch wurde es endlich möglich, den Ausschreibungsprozess strukturell zu verbessern.

Wir haben das System durch die Entwicklung generischer Modelle trainiert, die mit öffentlichen Ausschreibungsunterlagen gefüttert wurden, damit die KI die Struktur und Logik von Ausschreibungen verstehen konnte. Anschließend haben wir branchenspezifische Modelle für das Bauwesen erstellt, darunter Beispiele für UAV-GC-Verträge, administrative Bedingungen und andere branchenspezifische Dokumente.

Die Studierenden halfen bei der Datenannotation: Sie kennzeichneten Dokumente, gruppierten Textpassagen und bearbeiteten Beispiele für Projektpläne. Dadurch lernte das System, welche Informationen wichtig sind, wie sie zu gewichten sind und wie Erkenntnisse aus verschiedenen Dokumenten miteinander verknüpft werden können.

Darüber hinaus fügen Kunden ihre eigenen historischen Daten hinzu, sodass Brainial vollständig an ihre Arbeitsweise anpassen Brainial . Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen sicher in den Kundenumgebungen verbleiben und niemals an Dritte weitergegeben werden.

„Viele Unternehmen versuchen, KI nachträglich in bestehende Systeme zu integrieren. Das führt oft zu komplexen Integrationen und einem begrenzten Nutzen. Wir haben unsere Prozesse, Modelle und die Benutzererfahrung von Anfang an mit KI als Kernstück konzipiert. Dadurch kann das System große Dokumentenmengen direkt auswerten, Informationen strukturieren und relevante Erkenntnisse liefern. Das ist die Grundlage, auf der alles aufbaut.“

Manche Menschen stehen der KI skeptisch gegenüber. Wie geht Brainial damit Brainial ? Übernimmt die KI die Kontrolle?

„Ich verstehe dieses Zögern vollkommen. Das Bauwesen ist ein Sektor, in dem Zuverlässigkeit, Sicherheit und Kontrolle von entscheidender Bedeutung sind. Eine ‚Black Box‘, die Ergebnisse ohne Erklärung liefert, passt in diesen Kontext nicht.“

Deshalb haben wir Brainial transparentes System konzipiert. Jede KI-Analyse lässt sich bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen. Wenn Sie auf eine Zusammenfassung oder eine Schlussfolgerung klicken, können Sie genau sehen, aus welchem Dokument und welchem Absatz sie stammt.

„KI trifft also keine Entscheidungen für Sie. Sie hilft Ihnen vielmehr dabei, bessere Entscheidungen zu treffen. Brainial den Verwaltungsaufwand Brainial , sodass sich Teams auf Strategie, Qualität und Differenzierung konzentrieren können. Die Software erledigt die Vorarbeit. In diesem Sinne macht KI die Ausschreibungsarbeit sogar menschlicher – sie bringt Ordnung in das Dokumentenchaos.“

Wie funktioniert das in der Praxis? Was macht Brainial ?

„Wenn ein Bauunternehmen Ausschreibungsunterlagen erhält – oft Hunderte von Seiten –, werden diese in Brainial hochgeladen. Die Software erkennt automatisch Themen wie Sicherheit, Planung, Nachhaltigkeit und Vertragsbedingungen und gruppiert sie entsprechend.

Die KI analysiert anschließend Risiken, Unstimmigkeiten und fehlende Informationen. Alles wird übersichtlich dargestellt, sodass das Ausschreibungsteam sofort erkennen kann, wo Handlungsbedarf besteht.

Außerdem unterstützt es die Erstellung des Projektplans. Brainial relevante Passagen aus früheren erfolgreichen Angeboten desselben Unternehmens. So können Teams bewährte Inhalte wiederverwenden und an den neuen Kontext anpassen.

Die Bauindustrie steht vor großen Herausforderungen im Bereich der Nachhaltigkeit. Kann Brainial hier einen Beitrag Brainial ?

„Auf jeden Fall. Ausschreibungen enthalten zunehmend Nachhaltigkeitskriterien. Brainial erkennt und strukturiert diese Brainial .

Unser Schreibassistent hilft Teams zudem dabei, sich präziser auszudrücken. Wenn jemand schreibt: „Wir bauen kreislaufwirtschaftlich“, fragt die KI nach: Wie genau werden Materialien wiederverwendet, und wie wird dies bei der Umsetzung sichergestellt? Dies veranlasst die Teams, sich genauer zu formulieren, was die Chancen auf eine gute Bewertung erhöht.

„Wir stellen fest, dass Kunden bei den qualitativen Aspekten von Ausschreibungen besser abschneiden. Das ist ein Gewinn – nicht nur wirtschaftlich, sondern auch gesellschaftlich.“

Können Sie Beispiele für Zeitersparnisse nennen?

„Früher benötigten manche Unternehmen zwei Tage für die Auswertung einer Ausschreibung, heute schaffen sie das in zwei Stunden. Andere können innerhalb von 15 Minuten alle Ausschreibungsunterlagen aufbereiten und Risiken identifizieren.

Aber was noch wichtiger ist: Sie machen weniger Fehler und übersehen keine Anforderungen mehr. Das verbessert die Qualität erheblich. Einige Nutzer sagen, Brainial wie ein Kollege, der nie müde wird und sich an alles erinnert.

Können Sie ein Beispiel für eine Kostensenkung nennen?

„Das sieht man bei Projekten, die zahlreiche Zertifizierungen und Qualifikationen erfordern. Normalerweise überprüfen die Teams diese manuell – wer ist für was zertifiziert, sind die Dokumente auf dem neuesten Stand, fehlt etwas? Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Mit Brainial werden alle Zertifizierungen automatisch analysiert und den entsprechenden Mitarbeitern und Aufgaben zugeordnet. Sie erkennen sofort, was fehlt, und vermeiden so Verzögerungen oder Strafen.

Das System nutzt zudem Daten aus früheren Projekten, um Risiken zu erkennen. Wenn bestimmte Mitarbeiter ihre Zertifizierungen wiederholt verspätet verlängern oder Lieferanten Verzögerungen verursachen, Brainial frühzeitig darauf Brainial . So können Auftragnehmer rechtzeitig entsprechende Anpassungen vornehmen.

Das Ergebnis ist eine deutliche Senkung der Ausfallkosten, da wichtige Informationen nicht mehr übersehen werden. Entscheidungen werden schneller und zuverlässiger getroffen.“

Wie groß ist Ihre Nutzerbasis derzeit?

„Wir haben 130 Kunden, von denen mehr als 75 aus dem Bau- und Infrastrukturbereich stammen. Dazu gehören sowohl mittelständische Bauunternehmen als auch große Baukonzerne.“

„Wir sind auch in anderen Bereichen wie der Reinigungsbranche, dem Facility Management und der Personalvermittlung tätig. Unser Hauptaugenmerk liegt jedoch weiterhin auf dem Bauwesen. Dort schlägt unser Herz, und dort ist der Bedarf an Innovationen am größten.“

Ist Brainial für große Unternehmen gedacht?

„Auf keinen Fall. Mittelständische und kleinere Bauunternehmen profitieren in hohem Maße von der Zeitersparnis und dem Wissenserhalt. Oft verfügen sie nicht über eigene Ausschreibungsteams und müssen die Ausschreibungen neben ihren sonstigen Aufgaben bewältigen.“

Für sie Brainial das gleiche Maß an Qualität und Struktur wie große Unternehmen – ohne hohe Investitionen in Personal oder IT.

Wir stellen außerdem fest, dass KMU oft noch stärker auf Effizienz setzen. Wenn ein kleines Team mehrere Ausschreibungen pro Jahr bearbeiten muss, entscheidet ein System, das Informationen strukturiert und wiederverwendet, darüber, ob man nur teilnimmt oder wirklich im Wettbewerb steht.“

Wie sieht es mit der Erschwinglichkeit aus?

„Wir haben die finanzielle Hürde bewusst niedrig gehalten. Wir setzen skalierbare Lizenzmodelle ein, die auf die Unternehmensgröße und die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind. Kleinere Unternehmen zahlen nicht für Funktionen, die sie nicht nutzen.“

„Unser Ziel ist es, Tender-Technologie für alle zugänglich zu machen.“

Wo möchtest du in fünf Jahren stehen?

„In fünf Jahren wollen wir ein zuverlässiger digitaler Partner für alle sein, die an Bauprojekten beteiligt sind – nicht nur für Ausschreibungsteams, sondern auch für Projektleiter, Planer und Bauleiter.“

Wir hoffen zudem, zu einem grundlegenden Wandel im Umgang der Branche mit Wissen und Zusammenarbeit beizutragen. Wenn wir Projekte intelligenter vorbereiten und Informationen effektiver nutzen können, senken wir die Kosten bei Fehlschlägen, beschleunigen Prozesse und verbessern die Qualität.

„Davon profitieren nicht nur Unternehmen, sondern die Gesellschaft insgesamt: weniger Verschwendung, weniger Fehler und schnellere, nachhaltigere Projekte.“

Und darüber hinaus?

„Ich glaube, wir bewegen uns auf eine Bauindustrie zu, in der Daten, Wissen und Menschen viel besser miteinander vernetzt sind. In der weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben verloren geht und mehr Raum für Innovationen geschaffen wird.“

„Künstliche Intelligenz wird eine wichtige Rolle spielen, muss aber im Dienste der Menschen stehen. Das ist der Kern: Technologie ist nur dann erfolgreich, wenn sie uns hilft, besser zusammenzuarbeiten.“

Was ist Ihre persönliche Motivation?

„Ich liebe es, im weitesten Sinne etwas aufzubauen. Etwas zu schaffen, das es zuvor noch nicht gab. Brainial ebenfalls ein Bauprojekt – nur dass wir hier Wissen, Strukturen und Vertrauen aufbauen.

„Was mich antreibt, ist die Überzeugung, dass Technologie Menschen stärken kann. Dass wir uns nicht zwischen Menschlichkeit und Effizienz entscheiden müssen. Richtig eingesetzt, bringt KI wieder Klarheit, den Überblick und sogar Freude an der Arbeit zurück. Und das ist vielleicht der größte Gewinn von allen.“

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