Bei „Winning Tenders” geht es darum, unter Druck intelligenter zu arbeiten.

Fachleute im Bereich Ausschreibungen arbeiten in einem der anspruchsvollsten Umfelder überhaupt: knappe Fristen, hohe Einsätze und ständiger Leistungsdruck. Hinzu kommen die rasante Digitalisierung und KI – kein Wunder also, dass sich dieser Bereich schnell verändert.  

In der neuesten Folge von „Tender Tech Talks“ sprachen wir mit Wouter, einem erfahrenen Ausschreibungsspezialisten mit jahrzehntelanger Erfahrung im Bereich öffentlicher und privater Ausschreibungen. Von Qualifikation und Stressmanagement bis hin zum tatsächlichen Wert von KI über das Schreiben hinaus teilt er seine fundierte, sachliche Perspektive dazu, wie Ausschreibungsteams wettbewerbsfähig bleiben können, ohne sich zu verausgaben.

Von Papierbergen zu professionellen Ausschreibungen

Als Wouter zum ersten Mal in die Welt der europäischen Ausschreibungen eintrat, sah der Prozess noch ganz anders aus. „Damals waren Ausschreibungen buchstäblich Dokumente in der Größe eines Telefonbuchs“, erinnert er sich. „Man druckte alles aus, erklärte es am Arbeitsplatz und schleppte Kartons voller Papier herum.“ Seitdem haben sich beide Seiten des Marktes erheblich professionalisiert. Die Beschaffungsteams haben ihre Anforderungen präzisiert, und die bietenden Unternehmen sind in ihren Antworten strukturierter und strategischer geworden.  

Konzepte wie Marktkonsultationen, Eignungsprüfungen und strukturierte Bewertungskriterien sind mittlerweile Standard. Diese Professionalisierung hat die Messlatte für alle höher gelegt. Bei der Einreichung eines Angebots geht es nicht mehr nur um die Einhaltung von Vorschriften, sondern darum, Reife, Zuverlässigkeit und strategische Eignung unter Beweis zu stellen – und das alles innerhalb immer engerer Zeitrahmen.

KI verändert die Spielregeln, aber nicht so, wie die meisten Menschen denken.

Ein Großteil der KI-Diskussionen in Ausschreibungen dreht sich um das Schreiben. Laut Wouter ist das jedoch nur ein kleiner Teil der Geschichte. „Alle sind begeistert von der Textgenerierung“, sagt er, „während die eigentlichen Vorteile oft in allem liegen, was mit dem Schreiben zu tun hat.“ Planung, Koordination und sich wiederholende Projektaufgaben nehmen enorm viel Zeit in Anspruch.  

Genau diese Art von Aktivitäten kann KI support – und so menschliche Kapazitäten für wirklich wichtige Aufgaben freisetzen. „KI sollte nicht das Urteilsvermögen ersetzen“, erklärt Wouter. „Sie sollte Reibungsverluste beseitigen. Der Wettbewerbsvorteil entsteht nicht dadurch, dass man schneller mehr Worte produziert, sondern dadurch, dass man Zeit und Aufmerksamkeit intelligenter nutzt.“

Wettbewerbsvorteile hängen von der Akzeptanz ab, nicht von Perfektion.

Eines ist klar: Der Verzicht auf KI ist keine neutrale Entscheidung. „Wenn Sie diese Tools nicht einsetzen, werden es andere tun“, erklärt Wouter. „Und sie werden schneller, effizienter und letztendlich besser arbeiten. Das bedeutet nicht, dass jeder ein Early Adopter sein muss. Ich bevorzuge eigentlich den Begriff Early Follower: Lernen Sie von anderen, experimentieren Sie verantwortungsbewusst und stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was die Technologie leistet.  

KI sollte wie ein unermüdlicher Kollege funktionieren: schnell, organisiert und unterstützend, aber nur, wenn Sie in der Lage bleiben, ihre Ergebnisse zu überprüfen und zu hinterfragen. Ohne ausreichende Fachkenntnisse wird KI zu einem Risiko. Man muss erkennen, wenn eine Antwort zu gut ist, um wahr zu sein“, warnt er. Überprüfbarkeit und Verständnis bleiben unerlässlich, insbesondere in Ausschreibungsumgebungen mit hohem Einsatz.

Versteckter Stress ist eines der größten Risiken bei Ausschreibungsarbeiten.

Über die Technologie hinaus hebt Wouter ein weniger sichtbares, aber entscheidendes Problem hervor: psychischer Druck. Untersuchungen im Bereich Angebote zeigen, dass ein erheblicher Anteil der Fachkräfte innerhalb von fünf Jahren das Unternehmen verlässt, oft aufgrund von anhaltendem Stress und unrealistischen Erwartungen. Termine, interner Druck und unklare Verantwortlichkeiten können sich unbemerkt häufen. Viele Fachkräfte zögern, sich zu äußern, weil sie befürchten, dass dies ihren Karriereaussichten schaden könnte.  

„Die Menschen wollen nicht als schwach angesehen werden“, bemerkt Wouter, „aber dieses Schweigen kann schädlich sein. Stressbewältigung beginnt mit Klarheit: zu wissen, wofür man verantwortlich ist, was man beeinflussen kann und was man loslassen muss. Klare Rollen, transparente Erwartungen und ehrliche Gespräche, sowohl intern als auch mit Kunden, machen den Druck beherrschbar und nicht überwältigend.“

Bessere Qualifikation bedeutet weniger verschwendete Ausschreibungen

Eine der effektivsten Methoden, um Stress zu reduzieren und den Erfolg zu steigern, ist eine bessere Qualifizierung. Ausschreibungen allein aufgrund von Bauchgefühl einzureichen, ist teuer und riskant. „Eine einzige Ausschreibung kann leicht mehrere Zehntausend Euro an Aufwand kosten“, erklärt Wouter. „Starke Teams nutzen strukturierte Qualifizierungsmethoden: objektive Kriterien, Bewertungsmodelle und datengestützte Entscheidungen.  

Ist der Sektor strategisch wichtig? Ist der Kunde profitabel? Haben wir die Kapazitäten, um zu liefern, wenn wir den Zuschlag erhalten? Diese Fragen sind wichtiger als persönliche Beziehungen oder optimistische Annahmen. Im Laufe der Zeit schafft eine konsequente Qualifizierung Vorhersehbarkeit. Teams lernen, welche Ausschreibungen sie realistisch gewinnen können und von welchen sie bewusst Abstand nehmen sollten.

Technologie funktioniert nur, wenn der Prozess solide ist.

„KI kann keine fehlerhaften Prozesse reparieren. Garbage in, garbage out. Bevor Unternehmen etwas automatisieren, benötigen sie eine klare, wiederholbare Arbeitsweise. Die Aufteilung des Ausschreibungsprozesses in definierte Schritte wie Qualifizierung, Teambildung, Planung und Ausführung schafft eine Grundlage. Sobald diese Grundlage vorhanden ist, kann die Technologie sie support verbessern. Ohne sie verstärkt KI nur das Chaos. Das Ziel ist nicht Starrheit, sondern Vorhersehbarkeit. Wenn die Ergebnisse konsistent werden, können Teams sich gezielt verbessern, anstatt ständig nur zu reagieren.“

Was kommt als Nächstes?

Mit Blick auf die Zukunft erwartet Wouter, dass sich der Einsatz von KI in Ausschreibungen beschleunigen wird. Nicht nur bei der Erstellung von Inhalten, sondern auch bei der Planung, Koordination und support. Gleichzeitig werden Fragen rund um Ethik, Datensicherheit und geistiges Eigentum klarere Antworten erfordern. KI wird zunehmend eher als Kollege denn als Werkzeug fungieren, aber nur, wenn der Mensch die Kontrolle behält. Verständnis, Überprüfung und Verantwortung bleiben unverzichtbar.

Möchten Sie das gesamte Gespräch hören und tiefer in diese Erkenntnisse eintauchen? Folgen Sie unseren (niederländischen) Tender Tech Talks auf Spotify und bleiben Sie auf dem Laufenden, wie Tender-Experten gemeinsam den Wandel gestalten.

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