In der Welt des Beschaffungswesens wird oft mit verschiedenen Fachausdrücken um sich geworfen, die Sie unvorbereitet treffen können, wenn Sie nicht aufmerksam sind. In diesem Blogbeitrag werden wir einen tiefen Einblick in solche Insiderbegriffe geben, die sich auf die verschiedenen Arten von Ausschreibungsdokumenten beziehen, die es gibt. Jede von ihnen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, aber vor allem hat jede ihre eigenen Besonderheiten, die sie für bestimmte Situationen besser geeignet machen als für andere. Die hier behandelten Arten von Ausschreibungsunterlagen sind offene (oder öffentliche) Ausschreibungen, selektive, verhandelte, einstufige/zweistufige und befristete Ausschreibungen.
Dies ist die beliebteste Form der Ausschreibung sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. In diesem Fall ist die Ausschreibung öffentlich und die Bewerbungen sind (wie der Name schon sagt) für alle Interessenten offen. Ein großer Vorteil öffentlicher Ausschreibungen liegt in ihrer Zugänglichkeit: Alle Bewerber (auch wenn sie manchmal sehr zahlreich sind) haben die gleiche Chance, den Zuschlag zu erhalten, unabhängig von ihrem Fachwissen, ihren Ressourcen oder ihrem Bekanntheitsgrad. Die Zugänglichkeit ist leider ein zweischneidiges Schwert, da sie oft zu einem hohen Wettbewerbsniveau unter den Teilnehmern führt. Die Zeit, die die Auftragnehmer für die Bewertung aller Angebote benötigen, ist auch wesentlich länger als bei anderen Arten von Ausschreibungen.
Da es bei offenen Ausschreibungen länger dauert, eine Auswahl zu treffen, verschicken die Auftragnehmer manchmal Ausschreibungen an eine Vorauswahl von Unternehmen. Weniger neue Marktteilnehmer oder kleinere Unternehmen haben Zugang zu dieser Art von Ausschreibungen, da zu den Vorauswahlkriterien häufig die nachgewiesene Erfolgsbilanz eines Unternehmens und sein Ruf in der Branche gehören. Dies ist der größte Nachteil der selektiven Ausschreibungen. Trotz dieser scheinbaren Chancenungleichheit ist das Versprechen kaum von der Hand zu weisen - ein schnelleres Ausschreibungsverfahren und eine vermeintlich höhere Qualität der Bewerbungen auf Seiten des Auftragnehmers.
Verhandlungsausschreibungen richten sich ebenfalls an eine vorausgewählte Gruppe von Unternehmen, wobei der Hauptunterschied darin besteht, dass sie oft eine bereits bestehende Arbeitsbeziehung zwischen den beiden Parteien voraussetzen. In den meisten Fällen werden diese Arten von Ausschreibungen nur an einen Bieter gerichtet, aber je nach Fall können es auch bis zu drei sein. Der Hauptvorteil liegt in diesen Fällen in der kontinuierlichen Beziehung zwischen Auftragnehmer und Bieter, die die Kommunikation verbessert und zu einer besseren Projektkoordination führt. Andererseits können die Kosten variieren (daher der Name) und sogar das Projekt zum Stillstand bringen, wenn sich die beiden Unternehmen nicht auf ausreichende Bedingungen einigen können. Letzteres kommt jedoch nur selten vor, da Untersuchungen gezeigt haben, dass diese Art der Ausschreibung zu weniger Streitigkeiten während der Arbeitsphase führt.
In beiden Fällen handelt es sich um Abweichungen von den Schätzverfahren anderer Ausschreibungen. Der Unterschied zwischen ihnen liegt im Zeitpunkt der Festlegung eines Vertragspreises. Einstufige Ausschreibungen sind unkompliziert - die Kosten stehen von Anfang an fest, so dass die Ausschreibung schneller voranschreiten kann. Bei zweistufigen Ausschreibungen sucht der Auftragnehmer nach Bietern, die bereit sind, die Arbeiten auf der Grundlage eines geschätzten Preises aufzunehmen. Es wird auch ein Zeitrahmen festgelegt, der es sowohl dem Auftragnehmer als auch dem Bieter ermöglicht, genügend Daten zu sammeln, bevor er sich auf einen endgültigen Preis einigt.
Diese Art der Ausschreibung wird am häufigsten bei großen Instandhaltungsprojekten verwendet, bei denen der Bieter eine Reihe von verschiedenen Einrichtungen und Standorten betreuen soll. Terminausschreibungen enthalten einen grob definierten Arbeitsumfang, der sich über einen festen Zeitraum erstreckt, der je nach Fall verlängert werden kann. Der Auftragnehmer leistet in der Regel Zahlungen auf einer Ratenbasis, die bestimmten Punkten während der Projektlaufzeit entspricht. Den Bietern wird die Möglichkeit geboten, diesen Satz um eine bestimmte prozentuale Spanne je nach dem erwarteten Arbeitsumfang zu manipulieren.
Die Kenntnis dieser Begriffe verschafft Ihnen hoffentlich einen kleinen Vorteil, wenn Sie das nächste Mal auf eine Ausschreibung antworten - oder während Ihrer nächsten hitzigen Mittagspausen-Diskussion über die Terminologie von Ausschreibungsunterlagen. Wie auch immer Sie diese Informationen nutzen, denken Sie daran, dass es immer wichtigere Elemente in solchen Dokumenten gibt, auf die Sie achten sollten. Von der Suche nach Angeboten bis hin zur Erfüllung von Zuschlags- und K.O.-Kriterien kann die Beantwortung von Ausschreibungen sehr anstrengend und zeitaufwändig sein. Wenn Sie wissen möchten, wie Brainial den Zeitaufwand für diese Aufgaben reduzieren und Ihre Chancen erhöhen kann, ein Ausschreibungsdokument nach dem anderen zu gewinnen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder fordern Sie eine Demo an.
