Die zentrale Speicherung von Informationen und Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird in Unternehmen immer beliebter. Die Menge an Informationen in Unternehmen nimmt täglich zu. Um diese Informationen effizient zu organisieren und zu verwalten, nutzen viele Unternehmen ein DMS. Das gilt natürlich auch für Ausschreibungsunterlagen. Diese Dokumente müssen natürlich im richtigen Ordner und mit den richtigen Metadaten (Datum, Version, Autor usw.) im DMS gespeichert werden, aber das geschieht oft manuell. Kein Bid and Tender Manager hat Lust, dies für alle Ausschreibungen zu tun und verbringt daher viel Zeit damit oder vernachlässigt es, insbesondere wenn das jährliche Ausschreibungsvolumen oder die Anzahl der Dokumente pro Ausschreibung hoch ist. Das Ergebnis ist eine Zeitverschwendung oder ein schlecht gewartetes DMS. Brainial hat die Lösung!
"Ein Bauunternehmen misst eine Zeitersparnis von 75 % pro Angebot.
Sie bearbeiten 100 Ausschreibungen pro Jahr. Im Durchschnitt besteht eine Ausschreibung aus 150 Dokumenten.
Das spart dem Unternehmen 45.000 Euro pro Jahr."
Bevor wir uns der Lösung zuwenden, erläutern wir zunächst einige Konzepte. Die Extraktion von Dokument-Metadaten ist eine Technologie, die dafür sorgt, dass Informationen auf die eine oder andere Weise automatisch aus Dateien extrahiert und in einem strukturierten Datenformat dargestellt und verarbeitet werden können. Bevor wir dies tun können, wandeln wir alle Dokumente automatisch in ein Bild um. Anschließend verwenden wir Computer Vision, um nützliche Elemente zu erkennen. Computer Vision basiert auf Deep Learning, und im Fall von Brainialwerden unsere Modelle speziell auf Dokumente und Dokumentenformate trainiert. Anschließend werden sie in ein strukturiertes Datenformat umgewandelt oder mit Natural Language Processing weiterverarbeitet. Ein strukturiertes Datenformat ist eine Art der Darstellung von Daten, die ein Computer leicht verstehen kann und die konsistent ist. Anstelle von großen Textblöcken wird der Text aufgeteilt und klassifiziert, ähnlich wie ein Mensch ein Dokument mit einem Marker hervorhebt. Brainial hat seine eigenen Modelle mit Natural Language Processing entwickelt, um den aufgeteilten Text zu interpretieren, was es uns ermöglicht, die Metadaten aus den Dokumenten zu erkennen und zu extrahieren.
Wenn ein Angebot eingeht, können alle Dokumente per Drag & Drop sofort in die Lösung Brainial gezogen werden. Die Analyse der Dokumente dauert nur wenige Minuten und alle relevanten Informationen werden aus den Dokumenten extrahiert. Auf der Registerkarte "Dokumente" sehen wir eine Übersicht über alle Dokumente innerhalb einer Ausschreibung, zusammen mit den Metadaten und den vom System vorhergesagten DMS-Ordnern. Die Metadaten können validiert oder korrigiert werden, und das System verfolgt automatisch, welche Dokumente bearbeitet wurden, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und eine 100-prozentige Genauigkeit erreicht werden kann. Wenn Metadaten korrigiert werden, kann auf Knopfdruck eine Vorschau des Dokuments zur Validierung angezeigt werden. Dokumente können ausgewählt und an das DMS gesendet werden, wo sie automatisch und mit den richtigen Metadaten im richtigen Ordner abgelegt werden. Wir haben weitere nützliche Funktionen entwickelt, wie z. B. das Filtern und Suchen nach Dokumenten, die Massenbearbeitung und die Massenintegration mit dem DMS. Wir zeigen auch die ursprüngliche Ordnerstruktur an, in der die Dokumente geliefert wurden, und Sie können einfach zur Ordnerstruktur Ihrer Organisation wechseln. Alles in allem ist dies eine Reihe von Funktionen, die viele Angebots- und Ausschreibungsmanager glücklich machen werden.
Es ist vielleicht nicht unsere offensichtlichste feature, aber es ist eine feature , die uns viel stupide Arbeit abnimmt, viel Zeit spart (etwa 75 % im Vergleich zur alten Situation), viel Geld spart (etwa 45 000 Euro pro Jahr) und die Qualität und Datenintegrität des DMS-Systems erhöht. Aber der vielleicht wichtigste Vorteil ist, dass es zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.
Sind Sie neugierig, welche anderen Funktionen wir haben? Werfen Sie einen Blick auf unsere Produktseite.
Möchten Sie sehen, wie es funktioniert? Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo, und wir zeigen Ihnen die Vorteile der Verwendung von Brainial in Ihrem Ausschreibungsverfahren.
