Wer würde nicht gerne viel Zeit bei der Durchsicht von oft Hunderten von Dokumenten in Ausschreibungen und Angeboten einsparen? Vor allem jetzt, wo Ausschreibungen oft umfangreicher und integrierter werden. Damit sich Fachleute mehr auf das Wesentliche konzentrieren können - die Erstellung eines qualitativ hochwertigen Plans - haben Fedor Klinkenberg und sein Partner Taco Hiddink, CEO und CTO und Mitbegründer des Technologieunternehmens Brainial, ein intelligentes Softwaresystem mit Hilfe von KI entwickelt, das viel Zeit und Ausfallkosten spart. Das kann wirklich anders gemacht werden.
Sie wurden von einem Unternehmen zusammengebracht, das den Mehrwert einer solchen Kombination erkannte: Fedor Klinkenberg als Wirtschaftsexperte mit viel Erfahrung in Softwareanwendungen sowie kaufmännischen Aufgaben und Taco Hiddink als reinrassiger IT-Experte mit Spezialisierung auf Datenanalyse und KI. Der Techniker und der Kaufmann, eine goldene Kombination. Fedor und Taco selbst dachten das auch, hatten aber unterschiedliche Vorstellungen von den angestrebten Zielen. Fedor Klinkenberg: "Wir wollten lieber ein Unternehmen mit einem eigenen Produkt gründen. Wir wollten ein echtes Softwareunternehmen gründen und keine Beratungsfirma. Wir beide haben unser ganzes Arbeitsleben lang Software benutzt, um das Leben zu erleichtern. Wir sehen sehr intelligente und hoch gebildete, hoch bezahlte Menschen mit viel Erfahrung, die immer noch im Grunde 'dumme' Arbeit machen. Sie schneiden endlos Informationen aus und fügen sie ein, weil ein System sie braucht. Wir wollen den Spaß zurück ins Arbeitsleben bringen. Dass man sich als Mensch wieder auf das konzentrieren kann, was wirklich wichtig ist.
Mit einem Klick auf eine Schaltfläche
Damit war Ende 2019 Brainial geboren. Fedor hatte in einem früheren Job viel mit der Beantwortung kommerzieller Ausschreibungen und europäischer Ausschreibungen zu tun, er weiß also, wovon er spricht. Im Laufe der Jahre hat sich Taco zunehmend auf die Extraktion von Informationen aus großen Mengen unstrukturierter Daten spezialisiert. Fedor: "Im Grunde sind das Ausschreibungen. Wir begannen, den Ausschreibungsprozess unter die Lupe zu nehmen und sprachen mit etwa 200 Ausschreibungsmanagern. Dabei wurde deutlich, dass die Ausschreibungen immer komplexer werden und die Kunden eine Vielzahl von Informationen weitergeben. Manchmal sind es bis zu 1.500 Dokumente. Das nennt man einen riesigen Stapel an Lesearbeit, und das alles in kurzer Zeit. Wir haben Leute gesehen, die mit großen Einkaufstaschen voller Ordner mit allen gedruckten Dokumenten kamen. Es wird immer noch viel manuelle Arbeit geleistet, wie das Führen von Risikodateien und Aufgabenlisten. Viele Ausschreibungsleiter gaben an, dass einige wichtige Inhalte manchmal übersehen werden. Alle Risiken könnten zu Ausfallkosten bei der Ausführung führen. Wir dachten, das kann man wirklich anders machen.
Dies führte schließlich zu der Aufgabe, den intelligentesten und zuverlässigsten Ausschreibungsassistenten zu entwickeln, der Unternehmen dabei hilft, bessere Ausschreibungspläne schneller zu erstellen. Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei eine entscheidende Rolle. Zunächst werden alle Ausschreibungsunterlagen vom Computer analysiert, wobei Textabschnitte hervorgehoben, klassifiziert und verlinkt werden. Fedor: "Das alles wird durchsuchbar gemacht, so dass man alle Ausschreibungsunterlagen wortwörtlich und im Kontext durchsuchen kann. Und das mit einem einzigen Mausklick, wo normalerweise ein endloses Hin- und Her-Suchen zwischen vielen Dokumenten erforderlich ist. Alle zuvor geschriebenen Pläne können ebenfalls einbezogen werden, so dass das Material leicht wiederverwendet werden kann und Sie beim Schreiben eines neuen Plans oder einer Antwort nicht wieder bei Null anfangen müssen. Die Informationen können auch über alle Dokumente hinweg klassifiziert werden, zum Beispiel nach einem Thema wie einer Bankgarantie. Fedor: "Wir haben mit der Diagnose begonnen, um den Menschen zu helfen, die ihnen zugesandten Dokumente in kürzerer Zeit leichter zu verdauen, zu analysieren und zu verstehen, so dass sie eine qualitativ bessere Antwort an den Kunden schreiben können.
Leitfaden-Funktionen
Das ist natürlich ein großer Gewinn. Zum Beispiel können mehr Ausschreibungen gleichzeitig bearbeitet werden. Darüber hinaus sehen die Männer von Brainial aber auch Chancen darin, dass immer mehr Aspekte und Anforderungen in die Ausschreibungen einfließen. Es geht oft um viel mehr als ein Gebäude. Auch die Umwelt muss mit einbezogen werden, Mobilität, Nachhaltigkeit, Kreislaufwirtschaft, was auch immer." Brainial kann auch dabei helfen. Wie sieht Fedor Klinkenberg die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens? Wir werden mehr und mehr Leitfunktionen aufbauen, um die Menschen in dem immer komplexer werdenden Prozess wirklich zu führen. Auf der Grundlage früherer Ausschreibungen wollen wir anfangen, Matching zu betreiben. Ein Beispiel: Wir haben hier einige Auswahlkriterien gefunden und gleichen sie mit Referenzprojekten ab. Auf diese Weise können wir mehr und mehr Daten aufbereiten, so dass die Mitarbeiter ihre Erfahrung und ihre Kreativität besser für die Strategie nutzen können, um das Projekt zu gewinnen. Denn darum geht es letztendlich.' Inzwischen ist das Unternehmen bereits auf 16 Mitarbeiter angewachsen. Das Start-up, das im UtrechtInc-Inkubator an der Universität Utrecht gegründet wurde, wird demnächst zu Dotslash umziehen, dem Zentrum für Scale-ups. Es verkörpert den Skalensprung, der jetzt vollzogen wird. Die Wachstumsambitionen sind daher hoch. So wollen die Mitarbeiter beispielsweise bald mit der Betreuung von Kunden beginnen, da auch sie unter Zeitdruck stehen. Etwaige Unstimmigkeiten, beispielsweise bei den Zahlungsbedingungen, können aufgedeckt werden. Denn sie werden von allen Parteien Fragen dazu bekommen. Der Auftraggeber und seine Mitarbeiter arbeiten auch hart daran, alle Unterlagen so vorzubereiten, dass die Ausschreibung so transparent und fair wie möglich ist. Auf diese Weise wollen wir der gesamten Kette langfristig helfen, indem wir mit unserer intelligenten Software viele Handlungen überflüssig machen. Mit dem ultimativen gemeinsamen Ziel: ein besseres Lebensumfeld, bessere Gebäude.'
Hart wachsen
Die Wachstumsambitionen sind nicht auf die Niederlande beschränkt. Der englische Markt ist bereits geöffnet und es gibt eine deutschsprachige Website. Vorerst aber nur in Westeuropa. Fedor: "Wir werden auf diesem Kontinent beginnen, aber wir haben bereits Kunden, die weltweit aktiv sind. Wie bringt man das als ehemaliges Start-up auf den Markt? Eine Investition wurde bereits getätigt, und wir werden im nächsten Jahr gesunde Finanzzahlen vorweisen können. Die Idee ist, organisch zu wachsen und aus eigener Kraft Fortschritte zu machen. Wir verfolgen auch eine andere Strategie, nämlich Teile unserer Technologie in die Software anderer Unternehmen zu integrieren, um deren eigene Systeme intelligenter zu machen. Das ist die zweite Schiene, auf der wir stark wachsen wollen. Ist Brainial dabei auf den Immobilienmarkt beschränkt oder blicken die Jungs darüber hinaus? Wir sind in dieser Branche gelandet, weil wir sehen, dass hier bei Projektentwicklern, Infrastrukturunternehmen und Bauunternehmen die Probleme bei Ausschreibungen am größten sind. Sie bekommen eine riesige Anzahl von Dokumenten zu verarbeiten. In anderen Branchen sind es oft nur 20 Dokumente. Ich war wirklich schockiert über den Umfang dieser Ausschreibungen. Also begannen wir mit den komplexesten Ausschreibungen, die auch eine große Vielfalt an Dokumenten enthielten, wie z. B. juristische Dokumente, geografische Karten und Konstruktionszeichnungen. Wenn man z. B. Büromöbel für eine Schule liefern muss, sind das immer noch deutlich weniger komplexe Ausschreibungen. Nachdem Brainial im Baugewerbe begonnen hat, hat es inzwischen auch Kunden aus anderen Bereichen.
Realisierte Zeitersparnis
In Gesprächen mit potenziellen Kunden wurde schnell klar, dass das Unternehmen einen Nerv getroffen hat. Das ist etwas, was die Leute gerne einfacher haben möchten. Wir machen viel im Direktvertrieb und bieten eine einmonatige Testphase an, um zu sehen, ob es den Erwartungen entspricht. Das Produkt ist inzwischen weit verbreitet und Brainial kann große Unternehmen wie VORM und das TBI-Unternehmen Croonwolter&dros zu seinen begeisterten Kunden zählen. Was hören sie von diesen Unternehmen zurück? Zunächst einmal sagen sie, dass die Zeiteinsparungen realisiert werden, indem die Dokumente 50 bis 60 Prozent schneller verstanden werden. Das ist der Punkt, an dem wir wirklich Fortschritte machen, vor allem, wenn es darum geht, Informationen zu finden. In vielen Unternehmen herrscht gerade jetzt ein großer Personalmangel. Mit der Software Brainial kann das bestehende Team effizienter arbeiten, so dass kein neuer Kollege eingestellt werden muss. Wie ist es, selbst als Unternehmer am Ruder zu stehen? Und das bei einem so schnell wachsenden Unternehmen? Fedor spricht sicherlich für Taco, wenn er sagt, dass es ihm "extrem gut" gefällt. Ich bereue nicht eine Sekunde. Wir finden es fantastisch, gemeinsam mit einer Gruppe von Menschen etwas zu schaffen. Gemeinsam etwas bewirken zu können und die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, zu verändern. Und natürlich die indirekten Folgen, zum Beispiel die Tatsache, dass wir dazu beitragen, dass VORM den Wohnungsbau beschleunigt. Denn sie können ihre Ausschreibungen schneller durchführen und sich somit auf mehr Ausschreibungen gleichzeitig konzentrieren. Daran sind wir beteiligt. Damit sprechen Sie auch Themen an, die in der Gesellschaft weit verbreitet sind. Und denken Sie auch an die Kosteneinsparungen pro Ausschreibung. Ein Ausschreibungsverfahren kostet zwischen 20.000 Euro und ein paar Tonnen. Wenn man das ein bisschen kleiner machen kann, macht das schnell einen großen Unterschied.
Autonomie
Wichtige Kernwerte des Unternehmens sind Integrität, Transparenz und Neugierde. Das drückt sich in viel Autonomie aus", sagt Fedor. Bei Brainial kann man zum Beispiel selbst entscheiden, wann und wie oft man in den Urlaub fährt, aber im Gegenzug trägt man auch ein wenig Verantwortung. Ergebnisse zählen. Wenn man die vereinbarte Leistung erbringt und ab und zu eine Pause braucht, ist dieser Freiraum vorhanden. Die Mitarbeiter sind jung (zwischen 18 und 40) und kommen hauptsächlich aus dem Bereich der technischen Entwickler wie Programmierer, Datenwissenschaftler und Tester. "Wir werden uns aber bald vergrößern, was die Vertriebsseite anbelangt. Aber es ist sicher nicht nur das Kommerzielle, das wichtig ist. So hat sich Brainial mit Begeisterung der Pledge 1%-Initiative verschrieben: 1 Prozent des Produkts, des Umsatzes und der Mitarbeiter wird für wohltätige Zwecke eingesetzt. Wir haben zum Beispiel Mitarbeiter, die in unterprivilegierten Vierteln Programmierunterricht geben. Sie dürfen 1 Prozent ihrer Zeit dafür aufwenden. Auf diese Weise wollen wir zu einer integrativeren Gesellschaft beitragen. Wo die Gefährten in einem Jahr stehen werden, ist nicht schwer vorherzusagen. Es gibt jetzt eine Welle von Unternehmen, die die Software Brainial kaufen werden. Fedor: "In Bezug auf den Umsatz werden wir dieses Jahr das Zehnfache und nächstes Jahr das Dreifache erreichen, was uns zu einem gesunden Unternehmen macht. In einem Jahr werden wir mitten in den Vorbereitungen für die Internationalisierung stecken.
