Die Zukunft der Gebote und Angebote: Einblicke vom BPC Barcelona 2024

Der BPC Barcelona 2024 zeichnete sich nicht nur durch eine Reihe interessanter Vorträge und Redner aus, sondern auch durch seinen außergewöhnlichen Veranstaltungsort in der pulsierenden Stadt Barcelona - einer Stadt, die für ihren innovativen Geist ebenso bekannt ist wie für ihre architektonischen Wunderwerke. In diesem Jahr war KI eindeutig der Star der Veranstaltung und signalisierte einen seismischen Wandel in der Landschaft der Angebots- und Ausschreibungsverfahren. Noch vor zwei Jahren waren die Diskussionen über KI in unserem Bereich spärlich und bewegten sich nur am Rande des Möglichen. Heute stehen wir an der Schwelle zu einer transformativen Ära. Unternehmen stehen nun an der Schwelle zum breiten Einsatz von KI-Technologien, um die Effizienz, Geschwindigkeit und Qualität ihrer Angebots- und Ausschreibungsaktivitäten zu revolutionieren.

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Es ist eine aufregende Zeit, Teil dieser Branche zu sein, vor allem aus der Perspektive eines Anbieters, da wir den Übergang der KI von einer Option oder einem ergänzenden Werkzeug zum Eckpfeiler der strategischen Planung für Angebots- und Ausschreibungsteams beobachten. Dieser bedeutende Wandel vollzieht sich vor unseren Augen. Brainial wurde 2019 gegründet und setzte sich zunächst für die Integration von KI in Angebots- und Ausschreibungsprozesse ein. Damals stieß das Konzept auf Widerstand; viele Teams waren skeptisch, KI in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren. 

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Während der gesamten Veranstaltung war ein großer Teil der Diskussionen den aktuellen Möglichkeiten und dem Potenzial von KI zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität von Bieter- und Angebote gewidmet. Ich hatte das Privileg, eine Sitzung mit dem Titel "Bidding into the Future: The Evolution of Tender Management with AI" zusammen mit meinen geschätzten Kollegen Thomas Moritzer, CP APMP Fellow, und Wouter van Tienhoven, CP APMP, zu halten. Auf der Grundlage unseres gemeinsamen Fachwissens aus der EMEA AI Advisory Group APMP haben wir uns in unserer Präsentation mit der transformativen Rolle der KI bei der Gestaltung der nächsten Generation des Ausschreibungsmanagements befasst. Unser Ziel war es, eine zukunftsorientierte Perspektive zu bieten und zu untersuchen, wie der Einfluss von KI die Landschaft des Ausschreibungsmanagements neu definieren könnte, um Prozesse effizienter, strategischer und erfolgreicher auf dem Wettbewerbsmarkt zu gestalten. 

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Unsere Sitzung basierte auf einem Artikel, den wir vor der Veranstaltung auf winningthebusiness.com veröffentlicht hatten. Der Artikel kann unten gelesen werden:

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Mit KI die Zukunft des Ausschreibungsmanagements gestalten

Im vergangenen Jahr sorgte das Aufkommen von Large Language Models (LLMs) wie ChatGPT für unzählige Schlagzeilen und hatte einen tiefgreifenden Einfluss darauf, wie wir KI sehen und mit ihr arbeiten.

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Immer mehr Menschen finden neue Wege, um diese LLMs auf geschäftliche Probleme anzuwenden und so die Effizienz und Leistung zu verbessern. LLMs werden für die Informationsextraktion, die Zusammenfassung, das Brainstorming und vieles mehr verwendet. Aber das ist erst der Anfang.

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Die derzeitige Art der Interaktion mit einem LLM erfolgt häufig über einen Dialog, bei dem wir von einer einzelnen KI erwarten, dass sie auf eine Anfrage in einem Zug eine korrekte Antwort gibt. Dies hat zu bemerkenswerten Ergebnissen bei grundlegenden Aufgaben geführt und eine Menge Möglichkeiten eröffnet. Aber es hat auch viele Nachteile, da die KI nicht in der Lage ist, komplexere Aufgaben zu lösen und Schlussfolgerungen zu ziehen, und keinen Zugang zu externen Datenquellen hat.

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AI im Ausschreibungsmanagement heute

Im Bereich des Ausschreibungsmanagements revolutioniert die KI bereits die Arbeitsweise von Ausschreibungsteams. Herkömmliche Ausschreibungsprozesse sind oft komplex und zeitaufwändig, da sie die Analyse umfangreicher Unterlagen, den Abgleich von Anforderungen und die Unterstützung beim Verfassen von Angeboten erfordern. Die Integration von KI in diese Prozesse rationalisiert jedoch die Abläufe und steigert die Effizienz.

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Aktuelle KI-Anwendungen im Ausschreibungsmanagement konzentrieren sich in erster Linie auf die Automatisierung von Routineaufgaben und die Angebotsanalyse. So können KI-Algorithmen beispielsweise schnell große Mengen an Ausschreibungsunterlagen durchforsten, um wichtige Informationen zu extrahieren, Compliance-Anforderungen zu ermitteln und sogar Vorschläge auf der Grundlage historischer Daten zu machen. Darüber hinaus werden KI-Tools zur Risikobewertung eingesetzt, um die Wahrscheinlichkeit des Gewinns einer Ausschreibung auf der Grundlage verschiedener Parameter wie frühere Leistungen, Wettbewerbsanalysen und Markttrends vorherzusagen.

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Dieser KI-gesteuerte Ansatz spart nicht nur viel Zeit für die Ausschreibungsteams, sondern bietet auch tiefere Einblicke und ermöglicht bessere strategische Entscheidungen. Darüber hinaus bedeutet die Fähigkeit der KI, kontinuierlich zu lernen und sich anzupassen, dass diese Systeme im Laufe der Zeit immer effizienter und genauer werden und den Ausschreibungsprozess ständig verbessern.

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Durch die Übernahme von datenintensiven und sich wiederholenden Aufgaben können sich die Teammitglieder auf kreativere und strategischere Aspekte des Ausschreibungsmanagements konzentrieren, z. B. auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Ausarbeitung maßgeschneiderter Lösungen.

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Die Synergie zwischen KI und menschlichem Fachwissen in Ausschreibungsteams setzt einen neuen Standard für Effizienz und Effektivität im Ausschreibungsprozess und ebnet den Weg für eine dynamischere und wettbewerbsfähigere Zukunft in diesem Bereich.

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Autonome Agents

Im vergangenen Jahr wurden innovative Ansätze entwickelt, um die Unzulänglichkeiten der KI zu beheben, insbesondere den fehlenden Zugang zu externen Datenquellen und die Unfähigkeit, komplexe Aufgaben und Schlussfolgerungen durchzuführen.

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Wir bewegen uns in Richtung "autonome agents", ein Konzept, bei dem ein LLM (Agent) in einem mehrstufigen Prozess auf eine Frage antwortet. Er führt ein internes Gespräch, in dem er autonom seine Aktionen plant, Werkzeuge einsetzt und Informationen sammelt, um schließlich eine Antwort zu formulieren. Dies ähnelt sehr dem internen Dialog, den wir in unserem Kopf führen, und eröffnet weitere Möglichkeiten wie die Interaktion mit externen Datenquellen, z. B. dem Internet, und die Lösung komplexerer Aufgaben.

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Das bedeutet, dass wir komplexere Fragen stellen können, wie z. B. "Suche in diesem Dokument nach Informationen zu diesem Thema", und kann den Ausschreibungsteams viel Zeit sparen.

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Kollaborative KI

Der neueste Trend zur Verbesserung der KI-Leistung ist die Zusammenarbeit. Historiker sind sich seit langem einig, dass unsere Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit in Gruppen zu den Dingen gehört, die dem Menschen einen evolutionären Vorteil verschafft und uns zum heutigen Stand unserer Gesellschaft gebracht haben.

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Bei komplexeren Aufgaben wie dem Ausschreibungsverfahren müssen wir oft mit Kollegen zusammenarbeiten, um die Spezialisierung und das Wissen der einzelnen Teammitglieder zu nutzen. Wie können wir also erwarten, dass ein KI-Tool allein großartige Ergebnisse erzielt?

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Die KI-Welt bewegt sich in Richtung Multi-Agenten-Kollaboration - ein Paradigma, bei dem mehrere agents miteinander kommunizieren, um eine Aufgabe zu lösen. Jeder dieser agents ist mit Fachwissen, rollenspezifischen Werkzeugen und Arbeitsverfahren ausgestattet. Sie planen, delegieren untereinander, überprüfen sich gegenseitig und arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin. Auf diese Weise kann die KI noch komplexere Aufgaben lösen und einen größeren geschäftlichen Mehrwert schaffen.

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Der Einsatz von KI-Kollaboration mit mehreren Agenten senkt die Angebotskosten drastisch und ermöglicht eine häufigere Angebotsabgabe - es ist das KI-Äquivalent dazu, dass eine ganze Abteilung für Sie arbeitet statt nur einer Person.

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Mensch-AI-Kollaboration

Wenn wir mit Kollegen an komplexeren Aufgaben zusammenarbeiten, delegieren wir in der Regel nicht einfach und erwarten ein Ergebnis, sondern kommunizieren, überprüfen und stellen Fragen. Komplexere Aufgaben erfordern mehr Kontext, Nuancen und Kommunikation.

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Wenn wir dies auf die Art und Weise ausweiten, wie wir mit KI arbeiten, müssen wir etwas an der Art und Weise ändern, wie wir mit ihr interagieren. Wir können nicht einfach erwarten, dass wir eine Frage stellen und die KI genau die richtige Antwort gibt. Wir müssen es als Zusammenarbeit betrachten, gemeinsam auf ein wünschenswertes Ergebnis hinarbeiten und sowohl den Menschen als auch die KI mit ihren jeweiligen Stärken einsetzen.

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Mit einer Reihe von kollaborativen, spezialisierten KI-Tools, die als Team arbeiten, kann die KI Aufgaben erfüllen, die im Allgemeinen als schwieriger für eine einzelne KI angesehen werden. Sie ist in der Lage, qualitativ hochwertige Antworten zu verfassen, weil sie ein Team von KI-Tools einsetzen kann, die die Rollen des Ausschreibungsmanagers, EMVI-Autors, Anforderungsanalytikers, Kritikers und Domänenspezialisten erfüllen.

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Wenn sie Zugang zu den richtigen Informationen erhalten, sind sie in der Lage, eigenständig Maßnahmen zu ergreifen, die ein ganzes Ausschreibungsteam normalerweise für einen Teil der Antwort durchführen würde - Brainstorming, Analyse der Anforderungen sowie Entwurf, Bewertung und Verfeinerung der Angebote.

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Die Zukunft

Stellen Sie sich eine kollaborative Umgebung vor, in der menschliche Teams und agents zusammenarbeiten, um Angebote zu analysieren, Strategien zu entwickeln und darauf zu reagieren. Eine solche Zusammenarbeit könnte darin bestehen, dass agents datengestützte Erkenntnisse und Analysen liefern, während menschliche Experten mit kontextuellem Verständnis, Kreativität und strategischem Überblick beitragen.

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Diese Synergie steigert nicht nur die Qualität und die strategische Tiefe der Angebote, sondern reduziert auch den Zeit- und Kostenaufwand für deren Erstellung erheblich und bietet damit einen Wettbewerbsvorteil im Ausschreibungsverfahren.

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