Die BPC Barcelona 2024 zeichnete sich nicht nur durch ihr Angebot an interessanten Vorträgen und Rednern aus, sondern auch durch ihren außergewöhnlichen Veranstaltungsort in der pulsierenden Stadt Barcelona – einem Ort, der für seinen Innovationsgeist ebenso bekannt ist wie für seine architektonischen Wunder. In diesem Jahr war KI eindeutig der Star der Show und signalisierte eine seismische Verschiebung in der Landschaft der Ausschreibungs- und Ausschreibungsprozesse. Noch vor zwei Jahren waren die Diskussionen über KI in unserem Bereich spärlich und berührten nur die Grenzen des Möglichen. Heute stehen wir an der Schwelle zu einer Ära des Wandels. Unternehmen stehen jetzt an der Schwelle zur breiten Einführung von KI-Technologien, um die Effizienz, Geschwindigkeit und Qualität ihrer Ausschreibungsaktivitäten zu revolutionieren.
Es ist eine aufregende Zeit, Teil dieser Branche zu sein, insbesondere aus der Perspektive eines Anbieters, da wir den Übergang von KI von keiner Option oder einem ergänzenden Werkzeug zum Eckpfeiler der strategischen Planung für Angebots- und Ausschreibungsteams beobachten. Diese bedeutende Verschiebung entfaltet sich vor unseren Augen. Gegründet im Jahr 2019, Brainial setzte sich zunächst für die Integration von KI in Ausschreibungs- und Ausschreibungsprozesse ein. Damals stieß das Konzept auf Widerstand; Viele Teams waren skeptisch, wenn es darum ging, KI in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren.
Während der gesamten Veranstaltung widmete sich ein erheblicher Teil der Diskussionen den aktuellen Fähigkeiten und dem Potenzial von KI zur Steigerung der Effizienz und Effektivität von Angebots- und Angebotsteams. Insbesondere hatte ich das Privileg, eine Sitzung mit dem Titel "Bidding into the Future: The Evolution of Tender Management with AI" zusammen mit meinen geschätzten Kollegen Thomas Moritzer, CP APMP Fellow, und Wouter van Tienhoven, CP APMP, zu moderieren. Gestützt auf unser kollektives Fachwissen aus der EMEA AI Advisory Group APMP befasste sich unsere Präsentation mit der transformativen Rolle von KI bei der Gestaltung der nächsten Generation des Ausschreibungsmanagements. Unser Ziel war es, eine zukunftsgerichtete Perspektive zu bieten und zu untersuchen, wie die Auswirkungen von KI die Landschaft des Ausschreibungsmanagements neu definieren und Prozesse rationaler, strategischer und erfolgreicher auf dem wettbewerbsintensiven Markt machen könnten.
Unsere Session basierte auf einem Artikel , den wir winningthebusiness.com vor der Veranstaltung veröffentlicht hatten. Der Artikel kann im Folgenden gelesen werden:
Mit KI die Zukunft des Ausschreibungsmanagements gestalten
Im vergangenen Jahr hat das Aufkommen von Large Language Models (LLMs) wie ChatGPT unzählige Schlagzeilen gemacht und einen tiefgreifenden Einfluss darauf gehabt, wie wir KI betrachten und mit ihr arbeiten.
In einem stetigen Tempo finden die Menschen neue Wege, um diese LLMs auf Geschäftsprobleme anzuwenden und so die Effizienz und Leistung zu verbessern. LLMs werden für die Informationsextraktion, Zusammenfassung, Brainstorming und mehr verwendet. Aber das ist erst der Anfang.
Die derzeitige Art der Interaktion mit einem LLM erfolgt häufig über Dialoge, bei denen wir erwarten, dass eine einzelne KI mit einem Schuss eine korrekte Antwort auf eine Abfrage zurückgibt. Dies hat bemerkenswerte Ergebnisse für grundlegende Aufgaben geliefert und viele Möglichkeiten eröffnet. Aber es hat auch viele Nachteile, da die KI nicht in der Lage ist, komplexere Aufgaben und Schlussfolgerungen zu bewältigen und keinen Zugriff auf externe Datenquellen zu haben.
KI im Ausschreibungsmanagement heute
Im Bereich des Ausschreibungsmanagements revolutioniert KI bereits die Arbeitsweise von Ausschreibungsteams. Traditionelle Ausschreibungsprozesse sind oft komplex und zeitaufwändig und umfassen die Analyse umfangreicher Dokumentationen, den Abgleich von Anforderungen und die Unterstützung bei der Formulierung. Die Integration von KI in diese Prozesse rationalisiert jedoch die Abläufe und steigert die Effizienz.
Aktuelle KI-Anwendungen im Ausschreibungsmanagement konzentrieren sich vor allem auf die Automatisierung von Routineaufgaben und die Ausschreibungsanalyse. So können KI-Algorithmen beispielsweise schnell große Mengen an Ausschreibungsunterlagen durchforsten, um wichtige Informationen zu extrahieren, Compliance-Anforderungen zu identifizieren und sogar Vorschläge auf der Grundlage historischer Daten zu machen. Darüber hinaus werden KI-Tools für die Risikobewertung eingesetzt, die die Wahrscheinlichkeit, eine Ausschreibung zu gewinnen, auf der Grundlage verschiedener Parameter wie vergangener Leistung, Wettbewerbsanalyse und Markttrends vorhersagen.
Dieser KI-gesteuerte Ansatz spart nicht nur den Ausschreibungsteams viel Zeit, sondern bietet auch tiefere Einblicke und ermöglicht bessere strategische Entscheidungen. Darüber hinaus bedeutet die Fähigkeit der KI, kontinuierlich zu lernen und sich anzupassen, dass diese Systeme im Laufe der Zeit effizienter und genauer werden und den Ausschreibungsprozess ständig verbessern.
Durch die Bewältigung datenintensiver und sich wiederholender Aufgaben ermöglicht KI den Teammitgliedern, sich auf kreativere und strategischere Aspekte des Ausschreibungsmanagements zu konzentrieren, wie z. B. den Aufbau von Beziehungen zu Kunden und die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen.
Die Synergie zwischen KI und menschlicher Expertise in Ausschreibungsteams setzt einen neuen Standard für Effizienz und Effektivität im Ausschreibungsprozess und ebnet den Weg für eine dynamischere und wettbewerbsfähigere Zukunft in diesem Bereich.
Autonom Agents
Im vergangenen Jahr wurden innovative Ansätze entwickelt, um die Unzulänglichkeiten der KI zu beheben, insbesondere den fehlenden Zugang zu externen Datenquellen und die Unfähigkeit, komplexe Aufgaben auszuführen und zu argumentieren.
Wir bewegen uns in Richtung "autonomer agents", ein Konzept, bei dem ein LLM (Agent) in einem mehrstufigen Prozess auf eine Frage antwortet. Er führt ein internes Gespräch, in dem er autonom seine Aktionen plant, Tools einsetzt und Informationen sammelt, um schließlich eine Antwort zu formulieren. Dies ähnelt dem internen Dialog, den wir in unseren Köpfen haben, und eröffnet weitere Möglichkeiten, wie z. B. die Interaktion mit externen Datenquellen, wie z. B. dem Web, und das Lösen komplexerer Aufgaben.
Das bedeutet, dass wir komplexere Fragen stellen können, wie z. B. "Durchsuchen Sie dieses Dokument nach Informationen zu diesem Thema", und können den Ausschreibungsteams viel Zeit sparen.
Kollaborative KI
Der neueste Trend zur Verbesserung der KI-Leistung ist die Zusammenarbeit. Historiker sind sich seit langem einig, dass unsere Fähigkeit, effektiv in Gruppen zusammenzuarbeiten, eines der Dinge ist, die dem Menschen einen evolutionären Vorteil verschafft haben und uns zum aktuellen Zustand unserer Gesellschaft gebracht haben.
Bei komplexeren Aufgaben, wie z. B. dem Ausschreibungsprozess, müssen wir oft mit Kollegen zusammenarbeiten, um die Spezialisierung und das Wissen jedes Teammitglieds zu nutzen. Wie können wir also erwarten, dass ein KI-Tool allein großartige Ergebnisse erzielt?
Die KI-Welt bewegt sich in Richtung Multi-Agent-Kollaboration – ein Paradigma, bei dem mehrere KI agents Kommunizieren Sie miteinander, um eine Aufgabe zu lösen. Jeder dieser Punkte agents ist durchdrungen von Domänenwissen, rollenspezifischen Tools und Betriebsverfahren. Sie planen, delegieren untereinander, überprüfen sich gegenseitig und arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin. Dadurch kann die KI noch komplexere Aufgaben lösen und mehr Geschäftswert schaffen.
Die Nutzung der KI-Zusammenarbeit mit mehreren Agenten senkt die Angebotskosten drastisch und ermöglicht häufigere Gebote – es ist das KI-Äquivalent dazu, dass eine ganze Abteilung für Sie arbeitet, anstatt nur eine Person.
Mensch-KI-Kollaboration
Wenn wir mit Kollegen an komplexeren Aufgaben zusammenarbeiten, delegieren wir in der Regel nicht einfach und erwarten ein Ergebnis, sondern kommunizieren, validieren und stellen Fragen. Komplexere Aufgaben erfordern mehr Kontext, Nuancen und Kommunikation.
Wenn wir dies auf die Art und Weise ausweiten, wie wir mit KI arbeiten, müssen wir etwas an der Art und Weise ändern, wie wir mit ihr interagieren. Wir können nicht einfach erwarten, dass wir eine Frage stellen und die KI genau die richtige Antwort gibt. Wir müssen es als Zusammenarbeit angehen, gemeinsam auf ein wünschenswertes Ergebnis hinarbeiten und sowohl Mensch als auch KI für ihre Hauptstärken nutzen.
Eine Reihe von kollaborativen, spezialisierten KI-Tools, die als Team arbeiten, ermöglicht es der KI, Aufgaben auszuführen, die im Allgemeinen als schwieriger für eine einzelne KI angesehen werden. Es wird in der Lage sein, qualitativ hochwertige Antworten zu schreiben, da es in der Lage ist, ein Team von KI-Tools zu beschäftigen, die die Rollen des Ausschreibungsmanagers, des EMVI-Autors, des Anforderungsanalysten, des Kritikers und des Domänenspezialisten erfüllen.
Wenn sie Zugang zu den richtigen Informationen erhalten, sind sie in der Lage, autonom Maßnahmen zu ergreifen, die normalerweise ein ganzes Ausschreibungsteam für einen Teil der Antwort durchführen würde – Brainstorming für Lösungen und die Analyse von Anforderungen sowie die Erstellung, Bewertung und Verfeinerung der Angebote.
Die Zukunft
Stellen Sie sich eine kollaborative Umgebung vor, in der menschliche Teams und KI agents Arbeiten Sie zusammen, um Ausschreibungen zu analysieren, zu planen und darauf zu reagieren. Eine solche Zusammenarbeit könnte KI beinhalten agents Bereitstellung datengestützter Erkenntnisse und Analysen, während menschliche Experten mit kontextuellem Verständnis, Kreativität und strategischer Aufsicht beitragen.
Diese Synergie erhöht nicht nur die Qualität und strategische Tiefe der Angebote, sondern reduziert auch den Zeit- und Kostenaufwand für deren Erstellung erheblich und bietet einen Wettbewerbsvorteil im Ausschreibungsprozess.
